テレワークで日報をコミュニケーション手段としておすすめする理由

テレワーク下でのコミュニケーションの難しさ

コロナウイルスの影響で今テレワーク(リモートワーク)を実施している企業が増えていますが、タイミング的に4月の新年度と重なり入社式もリモートでの実施、入社後は会社に出社することなく即在宅勤務となった新入社員も多いと思います。

通常であれば入社後数ヶ月研修を受け、その間に同期や先輩社員とのコミュニケーションも図り、会社に慣れていくと思います。
しかし、全員がテレワークになったことでテレワークに慣れていない会社側も満足な研修を用意できず、ただ毎日課題やレポートを提出しているだけの日々で満足なコミュニケーションが図れず、会社側も新入社員もお互いにストレスになっているのではないでしょうか。

様々なツールを使ってのコミュニケーション

弊社でも新卒が1名、中途採用で4月、5月に2名入社しました。
もちろん全員、入社後は即在宅勤務です。
弊社は元々リモートワークがメインのメンバーも多く、kintoneやLINE WORKS、Zoomなどを使ってメンバー内のコミュニケーションは問題なく取れています。
また、弊社のメイン事業であるkintoneSIのメンバーは毎週Zoomで振り返りを行い、それぞれの活動状況の報告やディスカッションを行っていたのでコミュニケーションという部分では問題はありませんでした。

ただし新メンバーの場合は詳しい事業内容や仕事の進め方などを覚えていかないといけません。そうすると既存メンバーとは違ったコミュニケーションのアプローチが必要になります。

日報を新しいコミュニケーション手段に

そこで情報共有の手段として、ベタではありますが日報を書いてもらうことにしました。
実は私は元々日報というのが好きではなく書くことの効果がどこにあるのか懐疑的でした。
ただ日々の作業を報告するのであればチャットでさらっと書くくらいでいいんじゃないかなと。。

ただ、フルテレワークでまだ新しい環境に慣れていないメンバーの状況を確認するためには情報が流れてしまうチャットよりもデータがストックできたほうが良いだろうと思い日報を書いてもらうことにしました。内容はシンプルに「その日の活動」、「所感、学び」、「今日のニュース、所感」についてです。
 ※「今日のニュース、所感」は毎日のように新しい情報が入っているIT業界において常に新しい情報をインプットする癖をつけてもらうためです。

もちろん日報はkintoneで管理をしています。
ここで活きてきたのがkintoneのレコードコメント機能です。
 ※というかコメント機能がなければこれから書く効果はでませんでした(笑)

kintoneで日報管理

当初は日報を書いた社員とメンター(うちの場合は主に経営陣)との間でのやり取りくらいだったのですが、日報を書いていくと入社した別の社員や先輩社員からもコメントが書かれるようになり、日報上での会話が始まったのです。

新人が調べてきたニュースに関する意見であったり、所感で書かれた反省に関するフォローやアドバイスであったりとひとつの日報に常時3つ、4つとコメントが書かれるようになりました。

書いた側からすると自分の報告をちゃんと読んでもらっていて更に反応をもらえるということで孤独感を感じなくなり心理的安全性も高まります。
読む側からも「あの作業のときはこんなことを感じていたのか」という気づきになり、自分への学びにもなります。

そうすると書いた方も日報を書く意欲が湧き、内容も充実してきて、それに対してさらにコメントが増えてコミュニケーションが活発化していくという好循環が生まれます。

日報はただの報告目的ではなくひとつのコミュニケーションの手段として考えるとまた違った運用の仕方ができるのではないでしょうか?

kintoneの日報アプリもテンプレートとして入っている日報アプリをほぼそのまま使っていますのでアプリ自体は1分もかからずに作れます(笑)

運用してみて失敗しても大きなマイナスになるということも無いと思いますのでぜひ一度試してみてください。

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