krewData外部ファイル入出力を利用してDropBoxから一覧形式のファイルをkintoneに連携する方法

複数のkintoneアプリデータを集計したり、加工するのにかかせないプラグイン、krewData。
kintone内のデータ編集だけではなく、外部に格納されているデータをkintoneに入出力できる機能もあるのはご存知ですか?

krewDataの外部クラウドストレージ連携機能「外部ファイル入出力」は、以下のような特徴があります。

krewDataと連携できる外部のクラウドストレージ
・OneDrive
・Box
・DropBox

取り込むことができるファイルのデータ形式
・一覧形式
・単票形式

今回はkintone とDropBoxを連携して、一覧形式のファイルを入力してみようと思います!

製品について詳しく知りたい方はkrewDataのサイトをご覧ください。
また、krewDataヘルプにkrewData外部ファイル入出力について記載されています。こちらも併せてご参照ください!

利用イメージ

今回はDropBoxに入っているExcelファイルをkrewDataで取り込み、該当のkintoneアプリにレコード登録をするという連携を行っていきます。

以下のようなシナリオを想定し、アプリを作成、krewDataを設定してみようと思います。

DropBox:店舗ごとに管理しているExcelが格納されている。
kintone:1つの売上管理アプリで各店舗の売上を確認できるようにしたい。

kintoneアプリの準備

kintoneの売上管理アプリはこのように設定しました。

作成日時は自動入力、店舗名が入るフィールドと、明細テーブル、総合計フィールドで構成しています。

読み込みたいExcelファイル

今回読み込むファイルはこのような一覧形式のデータ構造です。

このExcelファイルのデータをkintoneに入れていきたいと思います。

krewDataの設定

では今回の肝であるkrewDataを設定していきましょう。

今回のkrewDataの設定手順は
1、krewDataとDropBoxを結びつける
2、ファイル入力コマンドの設定をする

3、krewDataのフロー設定をする
の3ステップです。

1、krewDataとDropBoxを結びつける

krewDataとDropBoxの結び付けは、ファイル入力コマンド上で行います。

krewDataのフロー設定から、外部ファイル入力をクリックして、「ファイル入力 – DropBox」コマンドを選択します。

ファイル入力コマンドを設定していきましょう。

ファイル入力 – DropBoxコマンドの設定から、アプリを選択ボタンをクリックします。

アプリを選択する画面から、新しい外部サービス情報アプリを作成するをクリックし、アプリ名を入力します。
これで、外部サービスとの紐付けに必要な情報を入力するフィールドが入ったアプリが作成されます。

ここで作成したアプリは、外部サービスへのログイン情報やアクセストークンなどが入るアプリとなります。このアプリがないとkrewDataと外部サービスの結び付けができないため、必ず作成しましょう。

続いて、DropBoxにログインします。
サインインボタンをクリックし、画面の案内にしたがってDropBoxにログインしてください。

DropBoxへのログインが完了すると、アカウント名の部分に自分のアカウント名が表示されます。

また、先程作成した外部サービス情報アプリに、自動でログイン情報が入力されるので、今後他のフローでも外部サービス連携が使用できるようになります。

これにて、krewDataとDropBoxの結び付けは完了です!

2、ファイル入力コマンドの設定をする

続いて、読み込むファイルを選択するための、ファイル入力コマンドの設定を行っていきます。
設定するべき項目は枠で囲った部分です。

ファイルの種類
今回はExcelファイルを読み込むので、Excelを選択します。
Excelの他にCSVファイルの選択も可能です。

ファイルのデータ形式
読み込みたいファイルのデータ形式を選択します。
今回は一覧形式です。

フォルダ、ファイル名、読み込みシート
DropBox上にあるフォルダとファイル名、シート名が選択できるので、読み込みたいファイルを選択します。

ファイルの絞り込み条件
読み込みたいファイルの絞り込み条件を入力します。
条件は、以下のものを選択できます。
【絞り込み対象項目】
・すべてのファイル
・作成日時(DropBoxでは指定不可)
・更新日時
【絞り込み条件】
・前回の読み込み日時以前
・kintoneの日付フィードに対する標準フィルタと同じ設定条件

次に、読み込み範囲の設定を行います。
読み込み範囲を変更するボタンをクリックし、読み込みに必要なデータ範囲を指定します。

読み込み範囲を指定すると、使用するフィールドを選択するドロップダウンに項目名が表示されます。
それぞれの項目にkintoneのどのフィールドタイプを当てるか選択しましょう。

これにてkrewData上でのデータ読み込みが完了しました!
では、このデータを加工していきましょう。

3、krewDataのフロー設定をする

今回は、商品の売り上げ明細データは該当アプリに用意したテーブルに格納したいので、以下のようにフロー設定をしました。

では、実際にkrewDataを実行してみましょう。

無事、kintoneアプリに取り込むことができました!

DropBoxへのファイル出力について

今回のブログではファイルを読み込んでkintoneにデータを入れる、入力の動作をご紹介しましたが、出力の動作で連携させることも可能です。
kintone上でデータを操作したものを書き出して、そのファイルをDropBoxに格納するという流れですね。
出力させたい場合は、krewDataの「外部ファイル出力」コマンドを使用することで実現可能です。

詳しくは、krewDataヘルプ(外部ファイル入出力)をご参照ください。

おわりに

krewDataを利用することで、外部サービスに置いてあるデータをkintoneへ簡単に、自動で取り込むことができるようになります。

kintoneに取り込むことで、今までExcelでバラバラに管理していたファイルをkintone上でグラフにすることができたり、予実管理をすることができたりと、データ活用の幅がぐんと広がりますね!

ぜひ、お試しください!

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