こんにちは、🍺スナックジョイゾー運営メンバーの小泊です。
スナックジョイゾーとは？毎月1回金曜日にジョイゾーが開催しているイベントです。お客様がふらっと気軽に立ち寄れるスナックをイメージし、テーマを決めて盛り上がったり、まったりスナック風もあったり、開催会によってさまざまな企画を楽しんでいただいてます。
そうだ、スナック運営をAIでやってみよう
スナックの運営では、告知ページの作成、参加者リストの取込、案内メールの配信といった毎月の繰り返し作業がいくつもあります。
面倒な作業は自動化して、楽しいところだけできたらいいな。そんな思いでAIに聞いてみました。
私：「なにか自動化できるところはない？」 AI：「ありますよ！」
それならスナック運営をAIで自動化してみよう！
弊社では初回開発無料の定額39万円でkintoneアプリを開発する定額型開発サービス「システム３９」を提供しております。kintoneの導入やアプリ開発でお困りの方は、お気軽にご相談ください。
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申し込みサイトから参加者リストを作成
スナックの申し込みはPeatixというサービスを利用しています。
Peatixはイベント告知サイトで、ジョイゾーに関わりのない方でも気軽にお申込みいただけるため便利に使っています。
一方、参加者リストはkintoneのアプリで管理しており、開催日当日の出欠確認や告知メールの送付に使用しています。
ここで、Peatixから参加者リストをダウンロードして、kintoneアプリに登録する作業が発生します。一連の流れはこのようなものです。
１．Peatixから参加者リストをCSVでダウンロードする
２．kintoneアプリにすでに登録済の人がないか照らし合わせる
３．「開催日」「開催会」などの項目を追加したCSVを作成する
４．kintoneアプリにCSVファイルを読み込みしてレコード登録する
面倒なポイントはこちら。
- 入手した時点での参加者データをすべて取ってくるので、すでに登録済のデータもあり重複チェックが必要
- 参加申し込みが期間中バラバラに来るので定期的にレコード登録が必要
- kintoneアプリへのレコード登録はCSV読み込みで行っているが、Peatixのデータにない開催日などの項目が必要なので、取り込む前にデータの整形をしなければならない
AIに代わりにやってもらう
そこで、この一連の作業をAI(Claude)に任せることにしました。頼み方はいたってシンプルで、「参加者リストを登録して」と話しかけるだけです。
１．AIがPeatixから参加者リストをCSVでダウンロードする
２．AIがkintoneアプリにすでに登録済の人がないか照らし合わせる
３．AIが登録するデータに「開催日」「開催会」などの項目を追加する
４．AIがこれから登録する一覧をいったん私に見せ、内容を確認してOKを出す
５．（OKを出すと）AIがkintoneアプリに新規レコード登録する
ざっくり流れにするとこんな感じです。
AIの頭の中をのぞいてみると
「参加者リストを登録して」と話しかけると、AIの中ではだいたいこんなことが起きています。
まず、Runbookに置いてある手順書を読みに行きます。
AI（Claude）←＜MCP＞→Runbook
「なるほど、こういう手順か」と理解したところで、次はPeatixへ。ブラウザを操作して、参加者リストのCSVをダウンロードします。
AI（Claude）←＜ブラウザ操作（Claude in Chrome※）＞→Peatix
※Claude in Chromeは、Chromeブラウザ上でAI(Claude)にサイトの操作を任せられる拡張機能です。使うにはClaudeの有料プランへの加入が必要です。
「名前とかは勝手に変換しちゃダメなんだった」と、手順書の注意書きを思い出しながら、データをそのまま保持。
続いて、今度はkintoneにアクセスして、すでに登録済みの人がいないか照合。ここも裏側ではRunbookのときと同じ仕組み(MCP)を使って、kintoneとやりとりしています。
AI（Claude）←＜MCP（APIで取得）＞→kintone
「いきなり登録しちゃダメだった。これで登録していいですか?」と確認をする。
ここでOKを出して、はじめて登録が完了する、という流れです。
AI（Claude）←＜MCP（APIで登録）＞→ kintone
作業の間は他のことができるようになりました。登録前には必ず内容を確認する一手間はありますが、そこさえ見ておけば、あとは全部お任せできています。レコード登録が終わると「完了しました」と報告をくれます。
自動化によるメリットは大きいです！
- AIに指示したら参加者データをいつでも取得してくれる
- 重複をチェックしてくれる
- データに項目を追加する手間がなくなった
- kintoneへの登録が従来のCSV読み込みに比べ簡単になった
これ以降、いままで20分以上かかっていたことがわずか数分、自動でレコード登録までできるようになりました。
気を付けたいポイント
AIが自動でやってくれるのですごく便利になったのですが、すべてを任せるわけにはいきません。
「消す」「上書き」の禁止
kintoneの中には大事な情報があります。kintoneのレコードを勝手に削除・上書きされると、後から取り返しがつきません。間違って上書きや削除をしないように、AIには「消す」「上書きする」を禁止事項にしています。できるのは「新規レコード登録」のみ。アクセスできるアプリも参加者リストアプリのみにしています。
マニュアルはRunbookで管理
AIに渡している作業手順は、Runbookというマニュアル作成サービスにまとめています。「参加者リストを登録して」と話しかけると、AIはこのRunbookに書かれた手順を都度読みに行って、その通りに作業を進めます。
Runbookとの接続はMCP（AIと外部サービスをつなぐ標準的な仕組み）を利用しています。
Runbook側でMCPサーバーのURLを発行し、それをClaudeの「コネクタ」からカスタムコネクタとして追加・認可することで連携しています。あとはRunbookのMCPサーバー経由で、AIからRunbookの情報の読み出しや、記事の作成、ワークフローの実行などができるようになります。
詳しい設定手順はこちらの記事をご覧ください。
Claudeと連携する
2種類のマニュアル
Runbookでは人向けのマニュアルとAI向けのマニュアルを２パターン作成しています。
人向けのマニュアル
人がマニュアルを見ながら作業できるように、設定画面の画像を貼りビジュアルで分かりやすいようにしています。運営メンバーが誰でも追加したり修正できるようになっています。
AI向けのマニュアル
禁止事項やフィールドの対応表など指示を中心に書いています。
AIとチャットを通じて手順を一緒に考えながら、「これでマニュアル作って」と指示。すると、AIが白紙の状態からマニュアルを書き上げるのが驚きでした。内容を修正するときは、チャットを通じてAIに「修正して」と指示し、該当の箇所を追加したり、訂正したり、直接記事を編集してもらったりします。
間違いを正す
よく見ると、登録された名前の中に誤変換されているものがありました。Peatixで取得した値を再入力する形にしていたことで誤って変換されてしまったようです。人間の転記ミスと同じですね。まだ日本語は完全ではないようです。
これに気づいてから、Runbookのマニュアルに「取得した文字列は手入力で書き直さず、そのままkintoneに渡すこと」という注意書きを一行追記しました。次に同じ作業を頼んだときには、AIはこの注意書きを読みに行くので、同じミスをしなくなります。マニュアルを直すだけで済むので助かっています。
このように、AIの挙動や出力結果を人の目で確認しながら、ミスがあれば正しい作業をするように指示しています。気づいたことをマニュアルに書き足すことで、次から同じミスが起こらないようにしています。
まとめ
これまでは、リストを見ながら追加分だけチェックし、データを加工してからkintoneに読み込みしていたので、かなり手間と時間がかかっていました。
今回、面倒な作業をAIに任せたことで、作業時間が短縮されて自由な時間ができました。また、退屈で同じ作業を続けると人間の方が飽きるしミスが起こりやすいです。一方、AIなら文句を言わずに同じ作業を行ってくれます。
最初は何ができるのかイメージがつかなかったのですが、AIに相談したらできることを提案してくれました。その後の仕組みやフローもAIと一緒に作っていき、マニュアルもAIと相談しながら整えていきました。「消す」「上書き」は任せない、登録前には人が確認する、といった安全のルールを決めておけば、細かい作業はAIに任せて、私たちは楽しいことに集中できます。
まだまだできることはありそうです。次はなにをAIでやってもらうか考え中です！
～こうした「AIにどこまで任せて、どこは人が見るか」を一緒に考える取り組みは、ジョイゾーのスキル39でも行っています。お客様の業務に合わせたAI活用のスキルを一緒に設計するサービスです。まずは試してから続けるかどうか判断いただけるので、「AIに何を任せられるか分からない」という段階でもお気軽にご相談ください。～
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