プロセス管理を使って社内申請をスムーズに進めよう!

テレワークが進む昨今ですが、「ハンコを押すために出社している」という話をよく耳にします。どうしても捺印が必要なものもあるとは思いますが、「これを機にペーパーレスにできるものはしていきたい!」とお思いの方、kintoneでやってみませんか?

例えばこんな場面で使ってみるのはいかがでしょうか。

見積を作って上長に承認をもらいたい

お客様に提示する御見積。そもそも間違いが有ってはいけないものなので、ノーチェックで外に出してしまうのは避けたいですよね。また、キャンペーン適用や個別対応などの値引き対応が有るとなれば、上長の承認を得て慎重に進める必要があります。

そんなときに限って上司が捕まらない!お客様には急かされている!どうしよう!!と困ってしまった経験はありませんか?

そんなつらい思いをしないためにも、紙の申請をやめてkintoneの「プロセス管理」を使ってワークフローを回しましょう!

見積アプリを作って申請する

まずは肝心の見積アプリを作成しましょう。

マスタからルックアップで商品を選び、明細テーブルに行を追加していきます。さて、これをどう承認に回すのか。ここで「プロセス管理」の出番です!

プロセス管理は、レコードが「どういう状況」で「誰が対応すべきか」を管理できる機能です。つまり「承認申請中」で「上長が承認すべき」という状態を作ることが出来るのです!
プロセス管理は、kintoneヘルプでも詳しく解説されているのでぜひお役立てください。

プロセス管理を設定する

アプリ管理画面の設定タブから操作することが出来ます。

ステップは3つです。プロセス管理を有効にする。必要なステータスを用意する。どのようなプロセスで進めていくのかを設定する。

設定を始める前に、プロセスを整理しておくと作業がしやすいのでお勧めです。

プロセス管理を使うとどうなるの?

保存したレコードの左上にボタンが追加されました!このボタンをクリックしてプロセスを進めることができます。

また、自分が対応しなければいけないものがある場合、ポータルではTOPに表示されます!ログインすれば必ず目にする画面なので、アピール効果絶大です!

スマホアプリでは未処理一覧で表示されます。そのままクリック操作でプロセスを進めることができます。

手元にパソコンが無くても大丈夫なので、スキマ時間にササっとスマホから確認して承認、なんてこともできてしまいます!

さらに、上長がなかなか承認してくれない場合には、リマインダーで通知をする設定をしたり、コメントで呼びかけることもできます。

紙の書類を回すより、ずっとスピーディーな営業活動が実現できるのではないでしょうか?kintoneのプロセス管理を使った社内申請、ぜひお試しください!

過去の記事で、申請したレコードを編集できないようにする方法や、承認済みのレコードだけ見積書がつくれるようにする方法などもご紹介しています。組み合わせて使っていただくと、より信頼度の高いシステムにすることが出来ます。参考にしてみてください。

弊社で提供している「システム39」では、御社の運用に合わせたワークフローシステムをkintoneで実現するご提案も可能です。kintoneの導入やアプリ開発でお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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