kintoneで交通費申請や稟議決済アプリを作成し、プロセス管理機能をワークフローとして利用している方も多いかと思いますがプロセス管理の設定が難しくうまく設定できないケースもよくあるようです。

弊社が提供している定額制のシステム開発サービス「システム39」でも同様の相談が多く、実際に設定の支援も行っていますが、今回は「申請者が申請したレコードは承認者以外は編集できないようにする」というワークフローでは基本的な機能の設定方法をご紹介します。

申請前(下書き)の権限

申請前の申請データを下書きとして保存しておきたいという要望があるかと思います。
また、頻繁に申請する内容は下書きを再利用して申請すると効率的です。

下記のようにプロセス処理実行前の処理状況に対して、レコード作成者のみに権限を設定することで、レコードを作成して、申請を実行するまではレコード作成者のみに権限設定します。
*アクセス権は上の行の設定が優先されますので、作成者(申請者)のみ全権限が有効となります。

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申請後の権限

申請後は、申請者が勝手に変更できてしまうとワークフローとしての意味を失くしてしまいます。
また、申請書類は自分に関連したものだけを扱い、他者には閲覧させたくないという運用ケースも多いかと思います。

その場合、まずはEveryoneはすべての権限を許可しないように設定します。
そして、作業者(承認者)にのみ閲覧・編集権限を設定して、作成者(申請者)は閲覧のみの権限を設定します。

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フローが2段階以上の権限設定注意点

課長承認後に、部長承認といったように、フローが2段階以上発生する場合には権限設定で注意が必要です。
第1承認で課長が承認した時点で、作業者は第2承認者である部長に移ります。
その際に課長(第1承認者)に閲覧以上の権限がないと下記のようにエラーが発生します。

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作業者が移ったので閲覧権限が無くなったのが原因です。
解決するためには課長が承認した時点でそのレコードの更新者が課長になるため、第2承認のアクセス権設定で、更新者(第1フロー承認実行ユーザー)に閲覧以上の権限を設定すればOKです。

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ポイントは承認すると承認者が更新者になるため、更新者に対してアクセス権を与えるというところです。

ただこの設定では例えば承認ステップが3つある場合に第2承認から第3承認に移ったタイミングで第1承認者がそのレコードを閲覧できなくなるという事象が発生します。(更新者が第1承認者から第2承認者に移るため)
ここの解決策についてはまた後日書きたいと思います。

今回は基本的な申請プロセスを設定しましたが、承認が完了したら全員に閲覧権限を与えたり確認用として総務組織に権限を設定したり運用に合わせて様々な設定が可能です。

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