kintoneのデータを収集・計算できる「データコレクト」を使ってみた

こんにちは、笹川です。

ついにトヨクモさんから新サービス「データコレクト(DataCollect)」がリリースされましたね。

kintoneで「複数のアプリで管理している値を一つにまとめたい」「あっちとこっちの値を連携させたい」と思っているユーザーさんは多いのではないでしょうか。データコレクトはまさに待望のサービスですね!

というわけで、早速使ってみたので、設定方法や利用シーンなどをご紹介いたします。

データコレクトのはじめ方

試用申し込みをして環境が準備されたら、まずは次の3つの設定をします。

1.初期設定をする
2.使うアプリをすべてデータコレクトに登録する
3.使うアプリすべてにデータコレクトからダウンロードしたJavascriptファイルを適用する

1.初期設定をする

サービスサイトから試用申し込みをすると登録用のメールが届くので、案内に従って初期設定をします。初期設定が終わるとデータコレクトの設定画面に切り替わります。

2.使うアプリを全てデータコレクトに登録する

やっぱり予実管理がやってみたい!ということで『目標管理』『案件管理』の2つアプリを用意しました。それぞれ、右上の青い「+」ボタンから追加していきます。

3.使うアプリ全てにデータコレクトからダウンロードしたJavaScriptファイルを適用する

JavaScriptファイルと言われると一瞬ドキっとしてしまうかもしれませんが、クリックだけで設定できるのでご安心ください。

データコレクトの設定画面からファイルをダウンロードしたら、アプリの設定画面で「PC用のJavaScriptファイル」の欄に読み込むだけでOKです。詳しくはkintoneのヘルプサイトをご覧ください。

データコレクトで集計をしよう!

さて、下準備が出来たところで、実際に集計の設定をしていきましょう。

『目標管理』アプリはこのように作りました。

「目標」には月々の目標金額を入力し、「実績」にはデータコレクトを使って集計してきた実績値が入るようにしたいと思います。こうすることで達成率を計算することもできます。ここでは3月の目標額が10万円ということにします。

続いて『案件管理』アプリ。

日付と金額を案件ごとに入力していきます。結論が出たら、提案中から受注か失注にステータスを更新します。

さて、ここでポイントになるのは、集計したい対象の絞り込みです!

3月の実績として集計したいのは「受注日が3月で、状態が受注」のレコードのみです。データコレクトではこの絞り込み条件を先に登録します。集計元である案件管理のデータコレクトの設定画面から、絞り込み条件の追加画面から設定をします。

絞り込み条件に名前を付け、絞り込み条件を設定します。

「こんな式書けないよ!」と心配しなくて大丈夫です。DacaCollectが教えてくれます。

ここで一度kintoneアプリに戻ってみると、先ほど追加したJavaScriptファイルのおかげで一覧画面に「絞り込み条件をコピー」するボタンが追加されているので、こちらをクリックするだけでOKです。

今回はこのように設定した状態で条件をコピーします。

これで集計に必要な設定が出来たので、続いて目標管理アプリに集計値が入るように設定しましょう。

今度は集計先である目標管理のデータコレクトの設定画面で、フィールド式の設定をします。

入力元のデータとして、案件管理アプリを選択し、先ほど設定した絞り込み条件を選択します。

今回は、案件管理の金額を合計したいので、入力元データの金額をクリックして式をコピーします。

金額の合計値を実績として集計したいので、今回はSUM関数を使用します。式がコピーされたらこのように計算式を設定します。

式を保存したら設定完了です!

データコレクトしてみよう!

設定が終わった目標管理アプリを見てみると、新たに「DataCollectする」というボタンが追加されています!「集計する」とかじゃなくて「DataCollectする」というのがなんだかおもしろいですね。

まだ実績は反映されていないので、早速ボタンを押してみます。緊張の瞬間・・・

見事値が反映しました!先ほど絞り込んだ値を合計すると10,500円なので、ちゃんと集計されていますね!

月ごとに目標管理のレコードに実績を集計しておけば、kintoneの機能でグラフにすることもできます。時間指定更新の設定をしておけば、更新し忘れることも無いので安心です!

手動更新にしていて、うっかり先月分の集計を忘れてしまってもデータコレクトの設定を少し修正すれば簡単に集計が出来ます。プログラミングが出来なくても手直しできるのは嬉しいですね。

データコレクトはまだまだ他にもたくさん使い道が有りそうです。今回はSUM関数を使用しましたが、IF関数などを使うともっと別の使い道もありそうです。プランによっては、手動更新以外にスケジュール実行や即時反映なども可能なので、業務の自動化が進みそうです!

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