こんにちは、黒坂です！
みなさん、kintoneの通知、ちゃんと見ていますか？
・・・と聞かれて、少しドキッとした方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ベルのマークにいつも赤いバッジが付いていて、数字は「99+」。
「どうせまた自分に関係ないやつでしょ」と、開かずに放置。気づけばチーム全員が通知を見なくなっていて、本当に大事な連絡まで見逃してしまう・・・これ、kintoneあるあるだと思います。
通知は、多すぎると「ないのと同じ」になってしまいます。
この記事では、通知疲れを立て直すための「通知の設計」についてお話ししていきます！
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通知の立て直しには「2つの方向」がある
まず整理しておきたいのが、通知の立て直しには方向が2つあるということです。
- 受け取る側で整理する … 自分に届いた通知を、あとから絞り込んだり仕分けたりする
- 送る側で減らす … そもそも余計な通知を飛ばさないように、通知の設定そのものを見直す
受け取る側の整理（ポータルでの絞り込みなど）も便利ですが、いくら仕分けてもそもそも飛んでくる通知が多すぎたら追いつきません。
そこで今回は、もう一方の「送る側＝そもそも通知を減らす設計」に絞ります。
ここは意外と手つかずになりがちな、大事なところです。
その前に：kintoneの通知は3種類
立て直しの前に、まずはどんな通知があるのかをざっくり整理しておきましょう。
kintoneの通知（アプリからの通知）は、大きく3種類あります。
- 『アプリの条件通知』 … レコードの追加・編集、コメント、ステータスの更新など、アプリへの操作をきっかけに通知します。
- 『レコードの条件通知』 … レコードの内容が指定した条件を満たしたときに通知します（例：「金額」が100万円を超えたら、など）。
- 『リマインダーの条件通知』 … 締め切りなど、対象の日付が近づいたときに通知します。
「通知が多すぎる」の原因は、多くの場合通知先が「全員」など広すぎる設定になっていることです。
以下、順番に立て直していきましょう。
ステップ1：まず、いまの通知を「棚卸し」する
いきなり設定をいじる前に、現状を知るところから始めます。
ダイエットと同じで、まず体重計に乗るイメージですね。
アプリの設定画面の「通知」を開いて、いま設定されている通知をひととおり眺めてみてください。
- どんなときに通知が飛ぶ設定になっている？
- その通知は誰に飛んでいる？（特定の人？それともメンバー全員？）
- そもそももう使っていない通知設定が、残ったままになっていない？
「いつの間にか設定されていて毎日飛んでくる」「昔の担当者が設定したまま残っている」といった通知は、意外とたくさん見つかります。
やってみると、「あれ、これ全員に飛ばす必要ある？」という通知が、たいてい出てきます。
まずはここに気づくことが、立て直しの第一歩です。
ステップ2：通知先は「全員」ではなく「必要な人だけ」に
棚卸しでいちばんよく見つかるのが、通知先が「メンバー全員」になっているパターンです。
たとえば「レコードがある条件になったら、メンバー全員に通知」。
条件を満たすたびに全員のベルが鳴るので、自分に関係のない通知までどんどん溜まって、あっという間にベルが「99+」。
こうなると、誰も通知を見なくなってしまいます。
そこで見直したいのが、通知先を「全員」から「本当に必要な人だけ」に絞ることです。
やり方は大きく2つあります。
- 通知したい相手がレコードによって変わるなら → 「ユーザー選択」フィールドで指定する。
「担当者」フィールドなどを宛先にすれば、その時の担当者だけに届きます。 - 通知したい相手が固定で決まっているなら → そのユーザー・組織・グループを直接指定する。
「この通知は必ず〇〇に」と決まっているなら、これでOKです。
どちらの場合も、「全員に念のため」をやめて、動くべき人だけに絞るのがポイント。
これだけで、一人ひとりの通知画面はぐっとスッキリします。
補足：ただし『アプリの条件通知』の”直接指定”は要注意
さきほど「固定の相手なら直接指定でOK」と書きましたが、『アプリの条件通知』のときだけ、直接指定には注意点があります。
「ちゃんと気づいてほしいのに、見てもらえない」につながる話です。
まず前提として、kintoneの通知には「自分宛」と「すべて」の2種類があります。
そして、画面上部のベル（通知アイコン）に件数が出るのは「自分宛」だけです。
「すべて」の通知は、わざわざ「すべて」の一覧を開かないと目に入りません。
ここに落とし穴があります。
『アプリの条件通知』で通知先にユーザーや組織を”直接指定”すると、その通知は「すべて」扱いになります。
つまり、せっかく通知を設定してもベルに出ず、気づかれないのです。
これを避けるには、通知先を「ユーザー選択」「グループ選択」「組織選択」フィールドで指定します。
同じ相手でも、フィールド経由なら「自分宛」になり、ベルにちゃんと件数が表示されます。
「この人に必ず気づいてほしい」という通知ほど、直接指定ではなくフィールドで指定しましょう。
なお、直接指定が「すべて」の通知扱いになるのは『アプリの条件通知』だけです。
『レコードの条件通知』『リマインダーの条件通知』は、ユーザーを直接指定しても「自分宛」で届きます。
くわしい仕様は公式ヘルプ「自分宛」通知と「すべて」通知の違いをご確認ください。
「通知を設定したはずなのに届かない…」というつまずきは、過去記事なぜ『自分宛』通知が届かないのか？でも掘り下げています。
気になる方はぜひご参照ください！
ステップ3：残す通知は「分かりやすく」
通知を減らせたら、次は残った通知を”分かりやすく”しましょう。
せっかく届いても、パッと見て何の通知か分からなければ、やっぱりスルーされてしまいます。
ここで知っておきたいのが、通知の”中身”を自分で書けるかどうかは、通知の種類によって違うということです。
『レコードの条件通知』『リマインダーの条件通知』は、通知内容を自由に書けます。
設定画面の「通知内容」欄に文章を入れられるので、「〇〇の承認をお願いします」「期限が近づいています」のように、受け取った人が次に何をすればいいか分かる一文を添えましょう。
なお、『アプリの条件通知』は、通知の文言を変えられません。
「レコードが追加されました」のような決まった文言で届きます。
そのかわり、通知の見出しにはそのレコードの『レコードのタイトル』が表示されます。
なので、『レコードのタイトル』をしっかり設定しておくと、通知が来たときに「何のレコードからの通知か」がひと目で分かります。
『レコードのタイトル』の設定のしかたは、過去記事意外と知らない『レコードのタイトル』についてでくわしくまとめています。
あわせて読んでみてくださいね！
通知設計の合言葉
いろいろお話ししましたが、迷ったときの合言葉はこれだけです。
「誰に・何が起きたら・本当に必要か」
この3つを通すだけで、「念のため全員に」という通知はぐっと減ります。
通知は、数を増やすほど価値が下がるもの。
数を絞り、中身を明確に——こうして初めて、一つひとつが「見るべき通知」になります。
まとめ
今回は、kintoneの通知が多すぎて見なくなってしまう問題を、「送る側＝設計」で立て直す方法をお話ししました。
- まず棚卸しして現状を知る
- 通知先は「全員」ではなく「必要な人だけ」に絞る（変わるならフィールド／固定なら直接指定）
- 残す通知は分かりやすく
通知だらけで疲れているチームは、ぜひ一度、いまの通知設定を棚卸ししてみてくださいね！
そして、その通知画面そのものも、2026年夏のアップデートで新しくなりました。
一覧が見やすくなり、通知をまとめて既読にできる「一括既読」や、キーワードで探せる「通知内検索」も使えます。
いまは新しい画面が標準になっています（環境によっては、従来の画面に戻すこともまだできる移行期です）。
ただ、いくら受け取る画面が便利になっても、通知そのものを”減らす”のが根本なのは変わりません。
今日ご紹介した設計とあわせて使えば、通知はもっとラクになります。
新しい通知画面のくわしい内容は、2026年5月版アップデートのまとめ記事でも紹介されていますので、チェックしてみてください！
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