波に乗ろう、波を作ろう。

JOYZO STUDIES

kintoneを使って私たちと開発したシステムを
楽しく活用されている方々の事例をご紹介します。

7th May, 2020

株式会社知財コーポレーション様

#kMailer#スタンダードコース#フォームブリッジ#運営・システム

目次

  • 1. 経緯:システム39を利用した経緯をお聞かせください。
  • 2. 課題と要望:新しい応募フォームのシステムと応募者管理の仕組みを手間なく構築したい!
  • 3. 成果:初回無料相談でアプリの大枠を構築! 情報の一元管理と自動送信メールで工程の効率化を実現
1.経緯:システム39を利用した経緯をお聞かせください。

柴田氏:
弊社は創業以来、特許専門の翻訳を始め、出願事務代行や調査、また教育や派遣など、知的財産に関連したさまざまなサービスを、お客様のご要望に合わせて柔軟にご提供しております。社内のスタッフはもちろん、実力があり信頼できるフリーランスの翻訳者や校正者にも協力してもらうことで、多様な課題や要望に対応できる体制を整えてまいりました。

フリーランスの募集は、これまで弊社で内製したシステムを使い、ホームページ上で行っていましたが、今回私の部署で、新たに異なるスキルを持つ翻訳者や校正者が必要になったんです。そこでシステムチームの明神に相談したところ、従来の応募フォームでは対応が難しいため、別の窓口を設け、管理も独立して行う必要があると言われました。

明神氏:
システム自体の構築は自社でも可能だと思いましたが、一から開発しようとするとどうしても時間がかかります。そんな時、以前CybozuDaysというイベントで知った「システム39」のことを思い出したんです。

社内には、すでにkintoneを導入していた部署があったので、ゼロベースで作るよりも早く環境を構築できることはわかっていました。

「システム39」はさらに、明瞭会計で初回無料、1回2時間の打ち合わせを重ねていくという、進捗のわかりやすさや手軽さが強く印象に残っていたんです。その場でジョイゾー様から直接話を聞き、開発のスピードも早いだろうと感じていたので、これならと柴田に提案しました。

柴田様はこれまでkintoneをお使いになったことはありましたか?

この話は明神にも言っていなかったのですが、実は過去にまっさらな状態のkintoneを使おうとしたことがあったんです。でも使い方がわからず挫折した経験があり、苦手意識を持っていました。

サイボウズに質問しようと思っても、どう話せばいいのか分からず、当時は途方に暮れていたんです。こうした経験もあり、明神に提案されたものの、本当は少し不安がありました。

2.課題と要望:新しい応募フォームのシステムと応募者管理の仕組みを手間なく構築したい!

・新たな応募フォームシステムをゼロから開発しなければならない

・応募者を管理する一覧表も必要

・自社でゼロから開発すると時間がかかる

・対応の手間をできるだけ省きたい

・kintoneに苦手意識がある

kintone導入前:

システムが無ければ、応募受付やその後の連絡、資料の受け渡しを全てメールで対応しなければいけませんでした。社内の情報共有も全てメールなので、担当者にすべての連絡が集中し、負担が大きくなってしまいます。
また、応募から採用まで何度か試験を受けて頂くので、採用工程が長い上に人によって進捗もまちまちです。細かく情報を管理をしなければいけないのはとても手間ですし、ミスも起きやすいのではと心配でした。

3.成果:初回無料相談でアプリの大枠を構築! 情報の一元管理と自動送信メールで工程の効率化を実現

・初回相談でアプリ(応募フォーム・管理フォーム)の骨格が完成
・コンサルティングで抽象的だったアイデアをその場で具体化
・わからないところは納得できるまで質問
・応募者情報と支払い情報を一元管理
・自動送信メールで返信の手間を軽減

  • テスト
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kintone導入後:

応募者からの情報がkintoneに直接登録されるので、管理シートなどに転記する手間は有りません。社内への情報共有にはkintoneの通知機能を使って、必要な人に適切なタイミングで知らせることができます。
応募者には、採用が進むたびに状況に応じたメールが自動で送信されるので、送信ミスや漏れの心配は無用です。情報の管理も共有も一元管理することができました。

応募者情報まで管理できる理想のフォームを構築できたのはもちろん、対応の半分以上を自動化することもできたので非常に助かっています。

システム39では応募者を管理するアプリの他に、合格者への支払い情報をまとめた管理アプリも作っていただきました。どちらも申込みからトライアル完了後の支払いまで、私がほとんど手を動かさなくても、自然と必要な情報が蓄積されていくようになっています(Afterの図を参照)。

応募者が応募者管理フォームに必要情報を入力すれば自動でその後の流れが書かれたメールが送られるんです。その後の合否についても、私が応募者管理アプリに入力すれば、自動的にその内容も応募者に届くようになっています。

支払い管理アプリに入力された情報は、応募者管理アプリに蓄積された情報に反映されるので、ひとつのデータですべての情報が把握できるようになっています。経理とデータを共有しているので、私から何かを連絡する必要はなく、合否を応募者管理アプリに入力するだけなので、工数はほとんどかかりません。

これらの対応を手動で行おうとすると、返信や連絡忘れが発生する可能性がありますよね。そうした心配をせずにスムーズに進められるのはとてもありがたいですね。

システム39を利用してみていかがでしたか?

柴田氏:

依頼前に感じていた不安は、ジョイゾー様の具体的な提案と、きめ細やかな対応のおかげで解消できました。初回のコンサルティングで、私が思い描いていたふわっとしたものをしっかり形にして、最適なシステムを立ち上げてくださったんです。

話をしながら「それならこうしましょう」と、その場でアプリを作ってくれて。初回の無料相談の段階で骨格がほぼ出来上がっていましたね。

フォームブリッジやkMaierといった連携サービスは、システム39の中で提案していただきました。数ある中から、どのサービスのどの機能を使って実現するかを提案してもらい、基本的な設定まで教えてもらえたので安心して導入できました。
分からなくなったときは、これらのサービスを提供しているトヨクモさんのサポートも活用させていただき、何とかやり遂げることができました。

正直、kintoneでここまでできるとは思わかなったというのが本心です。私だけではここまでできなかったので、開発だけでなくコンサルティングも行ってくれる「システム39」はとても心強いサービスだった と感じています。

今後の活用についてお聞かせください。

柴田氏:

まずは「プリントクリエイター」という、kintoneの情報をPDFで出力するための帳票出力サービスを導入したいと思っています。これがあれば、お客様への請求書作成に必要なデータをkintoneから呼び出すことができます。他にも、翻訳に関する翻訳者の評価を統計用データとしてkintoneに残していきたいです。現在アンケート自体は実施しているものの、評価の統計は取っていないので、今後の業務改善のためにもぜひやっていきたいですね。

また社内では、他言語を担当している別の部署から「同じようなシステムを作りたい」と声が上がっています。今回構築したアプリを横展開することで、効率的な運用を目指したいです。

株式会社知財コーポレーション様

特許翻訳・知的財産総合サービス

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