波に乗ろう、波を作ろう。

JOYZO STUDIES

kintoneを使って私たちと開発したシステムを
楽しく活用されている方々の事例をご紹介します。

15th Mar, 2018

Colorz国際税理士法人様

#スタンダードコース#士業・コンサルティング#運営・システム

kintoneのゲストスペースを利用してコミュニケーションの円滑化を実現し、効率よく開発を行った事例です

目次

  • 1. 経緯・理由:
  • 2. 課題:誰もが必要な情報を共有できる情報の一元管理。 請求業務と休暇管理のシンプル化
  • 3. 成果:クライアントのマスタ情報から請求内容を自動取得 要求される提出書類の作成時間も大幅に減少 休暇管理を属人化からシステム化へ
1.経緯・理由:

kintoneを導入した経緯をお聞かせ下さい

以前は請求管理システムを利用し、社内で共有すべき情報はメモやホワイトボード、Excelでやり取りをしていました。メモなど手書きのものもあり、人によって記入の仕方が異なったため、本当に知りたい情報が未記入など情報の統一化が出来ていませんでした。
そのため意思疎通がうまくできず、システム導入の必要性を感じていました。
以前にGaroonを利用したことがありましたので、サイボウズ社製品のコミュニケーションツールとしての使い良さは分かっていました。
そして、情報を一元化することが理想でしたのでkintoneなら希望のシステムが出来るのではと期待しました。他社製品も検討しましたが、開発も出来るとのことでコストパフォーマンスの高さを重視しkintoneを利用することに決めました。

ジョイゾーに開発を依頼された理由をお聞かせください

弊社は税理士法人と株式会社を有しており、それぞれ発行する請求書の内容が異なります。請求管理が複雑であるためクライアントの情報管理から請求書発行までをすべて自動で行えれば担当者の負担も軽減できるのではと考えました。
kintoneは自分たちでアプリを作れるメリットがありますが、kintoneを最大限に活かしたシステム作りをするにはプロに任せるのが一番良いものが出来るはず!とカスタマイズ実績豊富なジョイゾーにお任せすることにしました。
カスタマイズをお願いすると何度も打ち合わせをしたり、電話連絡が増えるなどイメージがありましたが、ジョイゾーの開発手法はkintoneのゲストスペースを利用し実際のアプリを試しながら、コメント機能で気軽にやり取り出来たので、開発者との打合せも業務に支障なく進められた点が良かったです。
2.課題:誰もが必要な情報を共有できる情報の一元管理。 請求業務と休暇管理のシンプル化

 

・売上実績集計や情報検索のレスポンスを速くしたい。

・異なる請求内容もシステムで一括で管理したい。

・社内の人事関係情報を集約したい。

・休暇管理を属人化から脱却。

 

請求書管理

請求元が税理士法人か株式会社でクライアントへの請求処理が異なるため、担当者は請求書発行の確認作業に労力をかけていた。
クライアントに紐づく情報を一元化し、そこから自動で請求書を発行することで社内業務をシンプルに分かりやすくしたい。

休暇管理

社員の休暇管理がシステム化されておらず、各自の有給取得状況を把握している休暇管理担当者に負荷がかかっていた。
社員の入社月が異なるため、有給更新月にリセット処理を忘れてしまうミスも起こりがちで、休暇管理担当者に依存した管理方法の改善、社員それぞれが有給取得状況を把握できる仕組み作りが課題。

3.成果:クライアントのマスタ情報から請求内容を自動取得 要求される提出書類の作成時間も大幅に減少 休暇管理を属人化からシステム化へ

請求書管理

  • ボタン一つで情報を自動取得し一括請求書処理
  • カスタマイズにより請求状況を色分けし一目で分かるように
  • クライアント管理から請求データを一括で作成

休暇管理

・有給残日数を有給申請画面に自動表示

・有給申請と同時に有給取得情報を社員の休暇管理に自動登録。

・ワークフローによる有給申請を実施

・通知機能で有給日数の更新漏れを防ぐ

kintoneでどのような業務改善が図れましたか。

kintoneを導入した結果、外出先でも必要な情報を得ることができ、外に出ていることが多い社員との情報共有もスムーズになりました。
急に売上実績を資料で求められた際に、以前は1つ1つ情報を探していたので、資料作成に時間がかかっていました。今ではkintoneに情報が集約されているので、検索すればすぐに必要情報を取得でき、売上実績も簡単に集計できるので資料作成が格段に楽になりました。また、kintoneは決裁者しか見られない・作成者のみ編集可能といったアクセス権を柔軟に設定できる点が便利です。
ジョイゾーの担当者から開発に関する事以外でもkintoneのアドバイスをたくさんいただけたので、自分たちでもアプリを作成できるようになりました。
開発がスムーズに進んだので、初め依頼をしていた請求業務のカスタマイズだけでなく、予定していなかった休暇管理までも契約の範囲内でカスタマイズ開発していただけました。

システムの構築過程も出来上がりも満足しています。

今後の活用についてお聞かせください。

月次や決算の処理をkintoneで簡単にできる仕組みを構築できればと思います。
主催しているセミナーの申込みから管理までもkintoneで出来るとのことなので、そういった顧客管理もゆくゆくはkintoneでできれば面白いなと思いました。
今回一緒に開発してきた中で、たくさんの有益な情報をジョイゾーの担当者から得ることができたので、業務のシステム化のヒントになりました。

主なカスタマイズ内容

・請求書一括登録

・有給残の自動集計

・レコード一覧の文字色変更

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