◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

医療機関向けコンサルティングを主軸とする当社では、月々のコンサルティングフィーに加え、アカデミーの年会費やセミナー収入など多様な属性の売上と、それに付随する粗利が発生します。
従来はExcelで管理していましたが、1行1列にそれぞれ1属性しか持たせられないExcelのデータ構造がネックだったのです。
コロナ禍から2〜3年の間にコンサルタントは10人以上増加、クライアント数も2倍以上の増加となり、組織と事業規模の拡大への対応として、あらゆる属性の売上と粗利をExcelに無理やり詰め込んだ結果、行数だけでも2000にのぼり、とても人の手に負えない複雑怪奇なファイルが出来上がってしまいました。
特に経理担当者の請求業務の負担は著しく、数百件の請求先について、Excel生データを手入力した後、会計ソフトfreeeに転記を行い、それからチェック作業、請求書出力と、請求書発行だけでも毎月延べ8時間以上の労力を費やしていました。また、データ量の膨大さと複雑さからチェック漏れも頻発し、売上よりも粗利が大きく入力されるなどの整合性エラーが見過ごされるケースも少なくありませんでした。

• 行列それぞれに1属性しか持てないExcelでは、複数の属性に分岐する売上源の管理が困難だった
• 売上データをfreeeに手作業で転記する必要があり、入力ミスが発生し、確認作業に多大な労力を要していた
• データ量の多さとシート構成の複雑さにより、入力数値の整合性の確認が困難だった

• 請求業務の所要時間が毎月延べ約8時間から30分へと短縮され、９割超の時間削減を達成した
• 数値エラーを自動検出するアラート機能により、入力ミスを即座に発見でき、データ品質が向上した
• 予算と実績の分離管理により、リアルタイムでの達成率確認など、より精緻な予実管理ができるようになった
• データベース化することにより、各種属性を付与でき、正確な分析資料の作成ができるようになり、また、期の途中での異動等Excelでは管理が難しかったことが容易になった

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

自動で売上粗利管理アプリにデータが集計されるシステムを構築しました。
売上種別ごと、クライアントごと、診療科ごとの売上粗利実績集計がkintone上で即時確認できるようになり、従来の煩雑な管理作業から解放されました。
最も顕著な改善インパクトは請求業務の効率化です。売上粗利管理から自動で請求データが作られ、ワンクリックでfreeeに連携できる仕組みが実現したことで手作業での転記が不要となり、入力ミスも大幅に削減されました。従来は請求書発行だけで毎月延べ約8時間を要していたところ、kintone運用開始後はわずか30分程度で済み、約9割という劇的な時間削減を達成しています。
また、チェック機能の自動化で「売上より大きい粗利」「オンラインでのコンサルティングなのに交通費が計上されている」といった入力ミスはアラートで即座に発見できるようになりました。
ちなみにこの機能は数値を入力する者の責任感向上にも繋がっており、「自分たちが入力した数字がそのまま請求額になるため責任を持って丁寧に入力する」という意識が醸成されています。
ノーコード開発でここまでの業務改革を達成できたのは、正直期待以上でした。

◯現在のkintoneの運用状況

現在は約15種類のkintoneアプリが稼働中で、クライアントごとの月ごとの売上を管理する売上粗利管理を中心に、契約管理、セミナー・アカデミー売上、立替金管理、請求管理、予算・予実管理、各種マスタ管理など、多岐にわたる業務をカバーしています。
これらのアプリが相互に連携し、全ての情報が売上粗利管理アプリに集約される仕組みです。
運用面で工夫したポイントはkrewSheetによるExcel風UIです。
導入に向けてkintoneを試用していた際、1レコード1データという概念は社内で理解されにくく、kintone定着に支障をきたすのでは？という懸念があったので、krewSheetの組み込みをジョイゾーさんにお願いしました。使用感をExcel時代と変わらないものにすることで、拒否反応があった社員も含めて全員がスムーズにkintoneへの移行を果たせました。
裏ではkintoneによるデータベースの稼働、表では操作に慣れたExcel風UI、まさに一石二鳥の改善です。加えて、krewDataでアプリ間連携と自動集計が可能になり、かつて1時間以上かかっていた売上推移データの抽出・集計作業が1分程度でエクスポートできるだけでなく、担当者ごと、部署ごとといった様々な軸での集計・分析もできるようになっています。
さらに予算と実績の分離管理により、Excel上で実績を予算に上書きしていくという従来の運用から、リアルタイムでの達成率の確認が可能となり、より精緻な予実管理の仕組みが整いました。
情報がkintoneでシステム化されたことで「使えるデータ」に変わったのです。

◯ジョイゾー選択したポイント

業務改善を検討中に偶然目にしたkintoneのCMがきっかけとなり、サイボウズのパートナー選定支援サービスを通じてジョイゾーさんと出会い、システム39の提案を受けたのが経緯です。
まずkintoneを選んだ理由として、社員から事務のサポートメンバーまで、非ITエンジニアでも扱いが容易で、必要な機能を必要な時に自在にカスタマイズできるkintoneが魅力的だったからです。
当社は、自分たちが使うシステムのメンテナンススキルを社内で育てることを目標としていました。ベンダー選定では3社から相見積もりを取りましたが、決め手となったのはジョイゾー独自の対面開発「システム39」でした。
目の前で作ってもらうこの手法では、システム構築の過程をその場で見ることができ、条件設定などのノウハウをプロから直接学べるのです。
こちらも当社のニーズにぴったりはまりました。
他社にも様々な提案や安価での対応を提示するところはありましたが、ヒアリングから開発、運用サポートまで一貫したサポート体制の安心感からジョイゾーさんを選ばせていただきました。
高度なアプリ間連携などはプロに依頼し、基本的な部分は自社で対応するというパートナーシップを構築できたことは、今後も続く業務改善においても大きな足場として効いてくるように思います。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

打ち合わせはオンラインで行いましたが、当社はフルリモートに慣れていたので違和感はありませんでした。
むしろ画面を見ながらの方が集中できます。

◯今後のkintone利用の展望

kintoneの活用度はまだ目標の10%程度なので、今回の導入をきっかけに、活用範囲を拡大していく計画です。まず着手したいのはワークフロー系業務の移行です。
組織拡大に伴い承認階層が増えていく中、現在使っているChatworkではセルフタスク中心のため承認フローの可視化が徐々に難しくなってきています。
kintoneのワークフロー機能を活用することで、適切な権限設定と承認プロセスの明確化を図っていきたい。それから人事評価データもkintoneで管理できる仕組みを作り、過去の評価履歴も含めたデータベース化と、フレキシブルな閲覧権限の設定を実現していければと考えています。
事業が拡大していく成長期の企業にとって、Excelでの管理は限界を迎えやすく、次のステップとしてデータベースの構築が不可欠になります。限られたリソースで成長を目指していかなければならない段階にある企業にとって、kintoneはその足腰を力強く支えてくれるツールになりうるのではないでしょうか。