管理ツールを探していた中で、どのシステムもシステム側の仕様に業務を合わせてなんとか使う形になってしまうものが多く、業務プロセスが変更された場合に柔軟に対応出来るものではありませんでした。
その中でkintoneなら業務プロセスが変わっても簡単にシステム変更が可能なのではないかと感じ注目しました。
ただ、kintoneで本当に求めているシステムが出来るのかはイメージが出来ませんでした。
そこで、システム３９の初回無料の手軽さに魅力を感じ利用してみようと思いました。

初回打合せ当日は業務担当者と2人で参加しましたが、こちらがこうしたいという意見を伝えると、それが実際に形になっていくのを目の当たりにし驚きました。
この初回の打ち合わせで望んでいたシステムが目の前であっという間に組み上げられ、「kintoneで行ける！」とその場で判断出来たのがシステム３９を選んだ理由です。
その後３回の打合せの他にもメールで数々のアドバイスを受けることで、自分自身でkintoneを組み上げていくことができ、面白さを感じました。

課題：

・各メルマガ配信業務の現状（ステータス）が分かりにくい。

・クライアントや社内での情報共有がメールでは煩雑になり、原稿入稿の期日管理が徹底出来ない。

・メールのやり取りが多く、重要な原稿変更依頼メールが埋もれて見つけにくい。

・メールマガジンの規定配信数が一元管理できていなかったため、規定配信数間近になって慌てて調整することが度々起こってしまう。

kintone導入前：

クライアント先である某大手レコード会社様のメルマガ配信支援業務を行う部門ではクライアントから原稿、画像素材等の提供をメールでやり取りし、メルマガ入稿のステータス管理をExcelで行っていました。
メルマガ配信のスケジュールの変更やキャンセルがある度に、Excelを更新しなければならず管理が煩雑になり、またメールのやり取りも増えてしまい、担当者の業務負荷が高くなっていると感じていました。

成果：

・メールでのやりとりをなくし、ゲストスペースを活用してクライアントと配信業務管理を行うことで、業務効率が2割UPされた。労働時間が減り社内のムードも穏やかに。

・kintoneのリマインダ機能により、期日間近に通知を受けることで原稿の期日管理が徹底された。

・kintone上で原稿素材の入稿処理やステータス状況が把握し、コメント機能などのコミュニケーション機能を活用することで重要情報の見逃しを防ぐことができた。

・月の規定本数を超えないように依頼状況をグラフ化し、社内だけでなくクライアントにも情報を共有し、規定配信数の管理が実現できた。

kintone導入後：

情報の管理向上、視覚化による共有など、業務効率が格段に上がる。また、クライアント様を直接kintoneのゲストユーザーとして登録することで、外部との情報共有ができ、コメントや通知によるコミュニケーションなどの機能をフル活用。

kintoneでクライアントとの情報共有を行った結果、より強い信頼関係を結べたと感じています。kintoneには横のつながりを深めるコミュニケーションツールが多く、お客様とのやり取りに最適でした。

他にも同様の流れでやり取りをしているお客様にも、情報整理+編集を行うツールとしてシステム３９で構築したこの仕組みを展開し、デジタルマーケティング支援サービスの拡大を目指していければと思います。