サイボウズ株式会社様

Cybozu Days事務局 鈴木 亜希子氏
「システム39はコンサルティングもしてくれるし、SIもしてくれるし、教育もしてくれる。一石三鳥みたいなサービスです。その後自分で自走できるのもすごく良かったかなと思っています」
システム39での開発をベースに、さらに連携サービス・カスタマイズを行った事例です。
サイボウズ株式会社 様
グループウェアの開発、販売、運用
チームワーク強化メソッドの開発、販売、提供

kintone 利用環境

契約プラン スタンダードコース(事務局5名 / 協賛社70社)
業種 情報・通信
利用部門 Cybozu Days事務局
利用端末 社内PC、協力会社PC
カスタマイズ 有り
連携製品 フォームブリッジ(トヨクモ株式会社)
プリントクリエイター(トヨクモ株式会社)
kViewer(トヨクモ株式会社)
kintoneを導入した経緯をお聞かせ下さい
鈴木 氏
弊社では年に一度、Cybozu Daysというカンファレンスイベントを主催しています。
Cybozu Daysでは、多彩なゲストによる基調講演やセッション、製品紹介などが行われます。2018年は東京・大阪・福岡・松山の4都市の開催で合計約9,000名にご来場いただきました。システム39をお願いした範囲は、このCybozu Daysの協賛パートナー様とのやりとりにおける業務改善です。
Cybozu Daysでは、ビジネスパートナー様向けに協賛プランをご用意し、一緒にイベントを盛り上げていただいています。昨年度は70社のパートナー様に協賛いただきました。私はサイボウズ社員なので自分でも作ることはできますが、より要件に合った連携サービスを組み合わせたかったということ、そして、どんな業務フローなら協賛社様や事務局の負担が減るだろうか?という部分を第三者目線で見て欲しかった、というところがありました。ジョイゾーさんならkintoneの構築だけではなくコンサルティングもしていただけるだろうと思い、システム39をお願いしました。
協力会社さんにも一緒に打ち合わせに参加してもらい、もっとこうしたらいんじゃないかというところも見てもらいました。

システム39は、実際に作っていく画面も一緒に見せていただけるので、今までは活用していなかった連携サービスの操作もある程度覚えられました。そのため、システム39で覚えたことを、他のシステムを作る際にも応用ができています。システム39はコンサルティングもしてくれるし、SIもしてくれるし、教育もしてくれる。一石三鳥みたいなサービスです。その後自分自身でシステムを設計し業務を改善していける、いわゆる自分で自走できるようになったのも、すごくよかったかなと思っています。
鈴木 氏
課題

9,000名規模のイベントを1名で運営する中で、70社を超える
協賛パートナー様との正確かつ迅速なやりとりが求められていた。
個社ごとに協賛プランをExcelに記入しメールで送付する仕組みを、kintone
にすることで、協賛パートナー様と事務局の負担を減らしていきたい。

  • 70を超える協賛パートナー様1社1社に、Excelに内容を記入しメールに添付して送っていただく形だったため、それらをまとめる転記作業が発生していた。
  • 何度も内容変更をかけると、どれが最新の情報なのか分かりにくかった。
  • 協賛プランは先着順の申込みであったが、メールでの申込み手続きをとっていたため、申込み開始時間よりも前に申し込めてしまうという実態があった。
  • 見積もりは個別でメールで送っていたため、他の会社の見積もりを送っていないかなどの二重チェックにより工数がかかる。

kintone導入前

協賛プランの申込みや、ブースのタイトルや色、オプションプランなどのその後のやり取りについては、Excelに記入し、メールに添付して送っていただく形をとっていました。70社から集まったExcelの内容をコピー&ペーストをして全てまとめる転記作業は大変でした。
また、内容変更が何度も発生すると最新の情報が分かりにくくなり、見積もり発行も間違いがないように二重チェックが必要でした。その辺りを効率良くしたいということで、kintone化をしたいと考えました。

成果

連携サービスを利用し、フォームから協賛の申込みが可能に。
申し込まれた内容は転記いらずでそのままkintoneアプリに登録される。
協賛社様が利用できるMyページでは、
申込み内容の確認や変更、見積もりのダウンロードがいつでも可能になり、
コミュニケーションコストの削減につながった。
システムは2~3ヶ月という短い期間で構築できた。

  • フォームブリッジと連携させ、協賛社様にフォームから入力していただくことにより、転記のコストが格段に下がった。
  • 先着順の協賛プランにおいて、フォームブリッジからの申込みにしたことで申込み順が明確になり公平なジャッジができるようになった。
  • kViewerとフォームブリッジを連携させ、協賛社様がご自身で申し込んだ内容をMyページから確認したり変更できるようになった。
  • 見積もりをアプリ上で発行し、協賛社様がMyページからダウンロードできる形にした。

kintone導入後

フォームブリッジ1とkintoneを連携させ、申込みは全てフォームから入力いただくことになったため、転記のコストが格段に下がりました。また、先着順の協賛プランに関しては、申込み順が明確になり、公平なジャッジができるようになりました。
また、kViewer2とフォームブリッジを連携させることで、kViewer のMyページ機能を使えるようにしました。Myページ機能とは、フォームブリッジの回答者自身が、kintoneに登録した情報を閲覧できる機能です。協賛社様がフォームブリッジのフォームから申込みを行うと、協賛社様専用のMyページへ遷移するためのURLが発行され、そこから申込み時に入力した内容の確認ができます。これにより、何が最新の情報なのかいつでも把握できるようになりました。Myページ上で申込み内容の変更を行うことも可能で、変更がかかった際はフォームブリッジ から事務局へ通知が来るため、変更されたことがすぐに分かるようになっています。
見積もりはkintoneアプリのパートナーごとのレコードで発行でき、協賛社様はMyページ上で見積もりをダウンロードすることができます。
ジョイゾーさんには、私がkintoneでやりたい業務要件に対して必要となる、プラグインや連携サービスの適した組み合わせを提案していただけました。「システム39」の対面開発中に各サービスの操作方法について教えてもらえたので、その後は自分でシステム改修ができています。



1  フォームブリッジ:web上に公開するフォームを作成できるサービスです。入力されたデータはkintoneに投稿できます。ホームページでのお問い合わせ受付や申込み、アンケートなどのフォームを簡単に作成できるようになります。また、簡単なフォームを作成するだけではなく、kintoneの画面では実現できない条件分岐フォームやステップフォーム等、高度なフォームを作成することも可能です。
2  kViewer:kintone アプリに登録されたデータを、外部に公開するための連携サービスです。このサービスを利用することで、kintoneのユーザーライセンスを保有していないユーザーも、kintone内の情報をリアルタイムに閲覧することができるようになります。

今後の活用についてお聞かせください。
鈴木 氏
今回はシステムとしての複雑さはそこまでないのですが、どういうフローにすればより良くなるか、というところを重視していたため、フラットな目線で親身に相談に乗っていただけたことが良かったです。
システム39の打ち合わせの中で使い方を覚えたkViewerは、社内の中でも詳しい人として周知されるようになりましたし、私のブログを見ながら他の社員がセミナーフォームを作ったりと、社内のスキルアップにもつながっています。
今年は、事務局もパートナーさんも工数を減らせるように、まずは自分でチャレンジしてみようかなと思っています。
鈴木 氏

お問い合わせ

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