波に乗ろう、波を作ろう。

JOYZO STUDIES

kintoneを使って私たちと開発したシステムを
楽しく活用されている方々の事例をご紹介します。

12th Oct, 2021
スポーツ施設の企画・経営 、フィットネスフランチャイズの経営、 フィットネス事業コンサルタント

株式会社Fast Fitness Japan 様 / 申請承認システム(ワークフロー)

完全なペーパーレス化で、紙書類を管理する負担が大幅に減り、生産性がアップ

目次

  • 1. 経緯:各部署にkintoneアンバサダーと名付ける仲間とアプリ作成やバージョンアップに謹しんでいます。 ジョイゾーさんにはより一層社内でのkintone化を徹底すべく依頼した次第です。
  • 2. 課題:kintoneの開発・運用体制が既に社内で出来上がっていたものの、kintone化するためにより高度な技術が必要な業務だと自社のみでの対応が難しかった
  • 3. 成果:今までkintoneがカバーできなかった業務領域もkintone化でき、DXのブレイクスルーが実現された
1.経緯:各部署にkintoneアンバサダーと名付ける仲間とアプリ作成やバージョンアップに謹しんでいます。 ジョイゾーさんにはより一層社内でのkintone化を徹底すべく依頼した次第です。

当社はアメリカ発、24時間利用できるフィットネスクラブ「エニタイムフィットネス」をフランチャイズ展開している企業です。ジョイゾーさんと出会う前からkintoneを導入しており、契約書の押印申請や交通費の立替精算など、様々な業務フローのkintone化を進めていました。各部署にはITに強い社員たちが配置され、kintoneアプリの作成やバージョンアップに日夜勤しんでいます。私が勝手にkintoneアンバサダーと名付けている仲間たちです。自律的なkintone開発・運用体制が既に当社で出来上がっていました。
しかし、当社のkintoneスキルを超えるような、より高度なルール設定やデータ連携を必要とする「IT統制」に関する業務がkintone化から取りこぼされていました。システム開発や改修の際の申請書は全てExcelで作成して紙で出力し、スタンプラリー方式で承認フローを回していました。コロナ禍での社員の勤務形態は出社・在宅が週にそれぞれ半々ですが、出社日しか承認印を貰えないため、1枚の申請書類が確定するまで約3日間もかかるような状況でした。
アルバイトスタッフIDの申請業務もkintoneがまだ入り込めていない領域で、全国900以上の店舗で共通して使っているお客様情報管理システムのユーザーIDは2000前後あるのですが、アルバイトスタッフの雇用・退職のたびに煩雑なIDの発行・停止の申請作業を繰り返しており、年間で1000枚もの紙書類が発生していました。より一層kintone化を徹底すべく、この度ジョイゾーさんにご依頼した次第です。

2.課題:kintoneの開発・運用体制が既に社内で出来上がっていたものの、kintone化するためにより高度な技術が必要な業務だと自社のみでの対応が難しかった

・IT統制やお客様情報管理システムのユーザーIDに関する申請業務が紙ベース&スタンプラリー方式で回っていた
・申請書類の作成から承認まで足かけ3日ほどかかり、非効率だった
・膨大な量に上る紙書類の処理・保管の手間が発生していた

3.成果:今までkintoneがカバーできなかった業務領域もkintone化でき、DXのブレイクスルーが実現された

・IT統制やユーザーIDにかかる申請業務では、申請から承認まで即日完了できるようになった
・ペーパーレス化により紙書類の処理・保管の手間が大幅に削減された
・kintoneのプロフェッショナルであるジョイゾーさんとの協業が社内のkintoneスキルの向上に繋がった

アプリ開発を行った結果、どのような業務改善が図れましたか?

IT統制の申請業務を完全にオンライン化しました。これにより3日ほどかかっていた申請が承認まで即日完了でき、効率化を実現。具体的な開発内容として、システム開発・変更管理台帳で要件一覧や委託先の選定、テスト計画、データ移行など、システム開発・変更時に必要な申請をプロジェクトごとに管理でき、kintoneでマスタ化して承認ルートが自動で入れるような仕組みを作って頂きました。申請ルートごとにアプリを作ったので、各申請の作業内容が分かりやすく整理されました。監査対応の度に書類をあちこちからかき集める必要もなくなってよかったです。完全なペーパーレス化でユーザーIDの発行・停止の担当部署での紙書類の管理の負担が大幅に減り、生産性がアップ。事業規模の拡大に伴い、業務ボリュームも増え続ける当社にとっては、大変インパクトの大きい改善効果でした。

ジョイゾーを選択したポイント

kintone専門の開発会社なだけあって、kintoneについて相当熟知されているプロフェッショナルであった点です。引き出しの数がびっくりするほど多く、「ざっくりこんなシステムが欲しい」というような、どんなに感覚的でアバウトな要望を投げても、即座に整理・言語化し、kintone上で形にして頂ける安心感がありました。ジョイゾーさんから教えて頂いた知識をkintoneアンバサダーたちにも共有することで、社内のkintoneスキルのレベルアップにも役立てています。打ち合わせと同時にその場でシステムを組み立てていくライブコーディングも見ていて本当に気持ちよかったですね。開発過程を目で確かめながら最終イメージのすり合わせができたので、当社の要望が齟齬なくアプリに反映されました。

打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか?

打ち合わせは初めから終わりまで全てオンラインでした。これで果たして信頼関係ができるのかと不安でしたが、終わってみると期待以上の成果物を頂けたので、結局オンラインだけのコミュニケーションでも全く問題なかったように思います。

今後の展開について教えて下さい

乱立したアプリの整理が今後の課題です。今やノーコード開発の代表格とも言えるkintoneは、ユーザーのITスキルレベルを選ばない抜群の使いやすさがあります。だからこそ当社のようなIT専業の会社でなくても自前でkintoneアプリを作成できるわけで、結果累計で500ものアプリが生まれました。今も稼働しているアプリが200ほどあります。とは言え、アプリを作り過ぎてしまった感は否めないので、kintoneの契約容量を無駄なく活用するためにも、アプリの統廃合を少しずつ行っています。それを発展させてアプリ群を設計からゼロベースで見直すといった改善提案のコンサルのような、痒い所に手が届くサポートをジョイゾーさんから頂けると当社としては嬉しいですね。

 

 

株式会社Fast Fitness Japan 様

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