波に乗ろう、波を作ろう。

JOYZO STUDIES

kintoneを使って私たちと開発したシステムを
楽しく活用されている方々の事例をご紹介します。

9th Jul, 2021
結婚式場・宴集会場・各種パーティー会場・レストランの経営

株式会社八芳園 様 / 顧客管理システム

全社規模のDXであったため、大小様々な難しいリクエストをジョイゾーさんにお願いさせて頂いたのですが、全てスピーディーに対応頂けました。情報共有と価格設定が明確だったのも大変助かっています。DXの進捗を常に俯瞰できて、依頼させて頂いた業務の費用対効果をきちんと把握できたのは安心感に繋がりました。

目次

  • 1. 経緯:kintoneを導入する前はどのような形で業務をされていましたか?
  • 2. 課題:婚礼披露宴と施設維持の管理業務が電話、紙、Excel+メール中心の運用に留まっており、抜け漏れ、重複が多発し、業務効率が非常に低かった
  • 3. 成果:kintone上での一元管理により、精度の高い業務管理が可能となった
  • 4. その他開発例:AI検温モニターと連携、iPadやスマートフォンに対応した独自入力画面 など
1.経緯:kintoneを導入する前はどのような形で業務をされていましたか?

弊社は1943年に創業し、東京白金台にて結婚式場・パーティー会場の運営事業を展開しています。メイン事業である婚礼披露宴のオペレーションは複雑で、一つの婚礼披露宴につき司会、ドレス、メイク、お花、飲食、式当日の持参物など、決めるべき項目は100以上に上り、お客様と打ち合わせを重ねていきながらこれらを手配していきます。

2.課題:婚礼披露宴と施設維持の管理業務が電話、紙、Excel+メール中心の運用に留まっており、抜け漏れ、重複が多発し、業務効率が非常に低かった

課題1   婚礼・披露宴管理

打ち合わせに当たり、情報を記入して頂くためのExcelフォームをお客様に送信しておりましたが、ただでさえ項目数が多い上に、お客様側でダウンロード、記入、返信する負担が生じ、結果的に情報を頂けない場合が多かったです。結局、打ち合わせの時にご記入頂くことになりますが、多い時は年間2000件以上の婚礼披露宴を受け持つ弊社では、打ち合わせの長時間化は生産性のネックでした。

課題2   施設維持管理

同じ課題は施設の維持管理でも起こっていました。弊社は1万2,000坪の広大な日本庭園の中に本館、ウェディングサロン、茶室、チャペル、植栽、池などを保有し、数億円規模の施設維持費をかけているのにも関わらず、修繕業務は「感覚」でした。報告は紙、電話、口頭中心で抜け漏れが多く、修繕進捗を一元管理できる体制もなかったため、同じ不具合箇所に対して複数のスタッフが報告と修繕対応を何度も繰り返すといった無駄な労力が発生していました。修繕記録すら残していない時もあり、施設維持の予実管理と修繕計画の策定も困難でした。

 

 

3.成果:kintone上での一元管理により、精度の高い業務管理が可能となった

・年間最大で延べ9000時間の婚礼披露宴にかかる打ち合わせ時間の削減が見込まれ、同時にお客様の要望情報に対する把握度が高まり、サービス品質が向上

修繕情報が可視化され、将来の大規模修繕計画も含めた経営判断のためのデータ蓄積ができるようになった

成果1    婚礼・披露宴管理

部署ごとに分散していた顧客データを一元管理

複数のアプリの情報を一画面で閲覧、登録ができる「婚礼カルテ」アプリを開発。部署ごとで管理されていた顧客情報や婚礼情報を、シームレスに共有できるように。連携サービスを活用し、紙だった顧客アンケートをwebフォーム化したり、打合せ資料をすぐに出力できるようにしたりといった業務改善を実現。

成果2    施設維持管理    

施設の修繕業務の効率化とデータ活用

修繕依頼アプリを作成し、報告ルートを集約。対応状況や進捗の管理ができるようになった。
さらに、蓄積されたデータを活用することで、修繕の多い箇所や時期、予算が把握できるようになり計画的に対応できるようになった。

 

カスタマイズを行った結果、どのような業務改善が図れましたか?

婚礼披露宴の管理業務に対する最も大きな改善インパクトは打ち合わせ時間の削減でした。1組にかかる打ち合わせ時間は平均4.5時間削減できています。年間2000組で計算した場合、最大で延べ9000時間の削減が見込まれ、圧倒的な生産性の改善が期待できます。※フォームブリッジとkintoneとの連携により、お客様はオンライン上で簡単にフォームに記入でき、情報回収率がアップ。弊社スタッフはお客様からの要望情報を把握した上で、より品質の高い接客とプランニングをご提供できるようになりました。婚礼披露宴は挙式直前まで五月雨に変更が続く場合が多いですが、変更点もすぐにkintone上で確認ができ、高度なオペレーションが必要とされる進捗管理がkintoneを起点に一気にスムーズになったと実感しています。
施設の維持管理については、修繕担当スタッフは不具合箇所を見つけ次第その場でデバイスに入力することで確実に記録できるようになりました。不具合箇所に紐づく進捗チェック項目もkintone上で作成されるので、不具合箇所の情報を社内の修繕業務フローに載せられ、漏れのない迅速な修繕対応が可能に。大規模修繕計画を策定するための修繕情報を蓄積できるようになったことも経営上のメリットです。弊社のようなハコモノ事業者にとって、適切な設備投資は未来の売上を左右する重要な経営判断ですが、kintoneによって初めてそれが可能になったと言えます。

※フォームブリッジ:マウス操作でカンタンにwebフォームを作成し、入力された情報を自動でkintoneにデータ保存出来るサービスです。

ジョイゾーを選択したポイントは?

全社規模のDXであったため、大小様々なリクエストをジョイゾーさんにお願いしたのですが、全てスピーディーにご対応頂けました。工数、スケジュール、価格ともに分かりやすく、大変助かっていますが、安心感を持ってジョイゾーさんにDX業務をお任せできる最大の理由は、アドバイスだけに留まらず、アプリ開発という目に見える成果物を安定してお出し頂けているからです。発注側としても、費用対効果をきちんと把握できるのは嬉しいですね。

打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどの様な印象を持たれましたか?

ジョイゾーさんとはZoomを使った遠隔打ち合わせがほぼ100%です。特に違和感もなくコミュニケーションできています。コロナ禍の営業自粛中を除き、弊社はDX業務と並行して通常業務も進めていたので、時間調整が行いやすい遠隔打ち合わせの方がむしろ大変有り難かったです。

今後の展開について教えて下さい

新しいシステムを導入することよりも、その活用を通じて会社の中で意識改革が起きない限り、DXは着地しないと考えています。DXは一回きりの施策ではなく、継続していく取り組みです。ジョイゾーさんにはDXに向けた線路を一緒に作って頂きましたが、これからその線路上を弊社がどのように走って行くのかを定点観測して頂きながら、新しいデータ連携技術やDXに関するリテラシー教育を踏まえたご提案も今後頂けたらと思っています。

 

4.その他開発例:AI検温モニターと連携、iPadやスマートフォンに対応した独自入力画面 など

開発1   AI検温モニターで検温時間を20時間削減

kintoneとAI検温モニター・KAOIROを連携。一人当たりの検温作業に要する時間が約4分削減。一日200~300人のデータを手作業で記録していたが、連携後はデータが自動で記録されるので記録の手作業がゼロに。

開発2   会場内の清掃点検業務をペーパーレス化

120か所・50項目の清掃点検の結果を、iPadやスマートフォンで登録できる専用画面を開発。紙のチェック表を持ち歩くことなく会場内を巡回できるようになり、報告もプロセス管理機能をつかうことでペーパーレス化を実現した。結果の確認もデータをフィルタリングすることで容易になった。

その他の開発

・基幹システムとの連携

・社内ワークフローシステムの構築

・社内業務改善(施設修繕依頼、社食予約受付、物品管理等)

・イベント管理     など

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