波に乗ろう、波を作ろう。

JOYZO STUDIES

kintoneを使って私たちと開発したシステムを
楽しく活用されている方々の事例をご紹介します。

31st Oct, 2016
インターナショナルプリスクールナーサリーの構築・運営

HybridMom株式会社様 / 園運営システム

「システム39は、面前開発によるシステム構築を行ったので、その場で意思決定をし、その場で反映できる安心感があったことがメリットです。」

目次

  • 1. ポイント:システム39を選択したポイントをお聞かせください
  • 2. 課題:WEBシステム、メール、Excelと分散管理していたため、 情報の一元化が困難。 各園との報告連携もFAXなどを利用し、管理が複雑
  • 3. 成果:連携サービスを利用し、入園お申し込みから 本入園までの児童管理の流れがスムーズに。 アレルギーや緊急連絡先など重要な項目もすぐに確認でき、 より細やかな対応が可能に。
1.ポイント:システム39を選択したポイントをお聞かせください

定額39万円という金額設定が明確で分かりやすく、初回無料という仕組みはインセンティブが働きました。実際、初回打ち合わせ2時間の中で非常にスピーディーにシステムが組み上げられ、おおよその業務システムイメージが持てたので、システム39の契約をしました。システム39は、弊社担当者とジョイゾー様とで面前開発によるシステム構築を行ったので、すばやく意思決定ができ、目の前で反映できる安心感があったことがメリットです。こうした方がより業務の効率化が図れるなど、カスタマイズした場合としない場合の運用イメージを提供していただけるので、費用対効果を考えながら形にしていけたのはシステム39ならではだと思います。

2.課題:WEBシステム、メール、Excelと分散管理していたため、 情報の一元化が困難。 各園との報告連携もFAXなどを利用し、管理が複雑

・お問い合わせなどをWEBページを利用していたが、登録情報を管理するシステムがなかった。

・各園からの報告にExcelを利用し管理していたが、園によって雛形が違ったり本部での管理が煩雑だった。

・グループウェアも利用していたが、自社業務に沿った業務システムを希望していた。

kintone導入前:

児童の申し込みはWebページより行い、メールワイズで登録内容を受け取る仕組みを取っていました。しかしメールワイズはテキスト情報なので、児童情報をデータとして登録を行う際に、いつか転記ミスも発生するのではと危惧していました。また、申し込みがあっても各園への問い合わせ状況などは、本部で確認後それぞれに連絡をするというような流れもあり、情報の一元化がなかなかできておりませんでした。
また、社内業務として月次報告や月謝管理はExcelで行っておりましたが、ファイルの削除や上書きミスなど人為的ミスを防ぎたいとも考えておりました。児童申し込み登録という流れから、入園児童の情報管理、社内業務管理、すべてを一つで行うことが実現しないかと探し、kintoneに辿りつきました。

3.成果:連携サービスを利用し、入園お申し込みから 本入園までの児童管理の流れがスムーズに。 アレルギーや緊急連絡先など重要な項目もすぐに確認でき、 より細やかな対応が可能に。

 

・メールワイズと連携することにより、ご入園説明会等のメール配信などスムーズに行えるようになった。

・フォームクリエイターと連携することにより、お問い合わせやお申し込みで入力されたデータを利用し、本入園後の児童管理情報へ活用できた。

・月謝管理にカスタマイズを入れることにより、次月データの作成が容易になり管理作業の負担が軽減された。

・各園との月次報告がkintoneで行えるようになり、報告フォーマットの差異がなくなった。

・プリントクリエイターと連携することにより、月謝管理データを利用し、請求書作成の二重作業が軽減された。

 

kintone導入後:

kintone連携サービスのフォームクリエイターから登録された申し込み児童情報がそのままkintoneに登録され、お子様が本入園先決定後、正式に児童票アプリに詳細を記載して本登録される仕組みを構築しました。
児童票を見れば、お子様のアレルギー情報やかかりつけ医、緊急連絡先など一目で把握することができ、スタッフの情報共有が徹底されました。また、施設の月次報告をExcelから月次運営報告書アプリに移行したことで、各園の施設情報がチェックし易くなりました。備品の在庫管理を始め、重要項目であります施設の設備点検実施が確実にkintoneで報告されることにより、遊具などの危険・衛生管理状況が把握でき、お子様のケガなどに細心の注意で、より強化されたチェック体制を敷くことが出来ました。
システムを一元化したことにより業務の流れがスムーズになり、どのスタッフにも分かりやすい仕組みになったと思います。

今後の活用についてお聞かせください。

システム39では予定していたアプリの他、簡単な現金出納帳など各園単体で管理するアプリを作成して頂きました。各園スタッフがkintoneを活用することでバックエンドの管理コストをカットし、お子様と過ごせる時間をより多く増やしたいと考えております。

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