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JOYZO STUDIES

kintoneを使って私たちと開発したシステムを
楽しく活用されている方々の事例をご紹介します。

26th Oct, 2021
百貨店業

株式会社京王百貨店 様 / 申請承認システム(ワークフロー)

kintoneと基盤システムとの連携によってアナログな業務対応がなくなり、データエントリー業務に関わっていた人員が1/4にまで絞られ、煩雑だったワークフローが簡素化されました。

目次

  • 1. 経緯:kintoneを導入する前はどのような形で業務をされていましたか?
  • 2. 課題:商品コードを基幹システムにエントリーする一連のワークフローを簡素化したい
  • 3. 成果:商品コードが基幹システム上で確定するまでのリードタイムは従来の1/3に短縮された
1.経緯:kintoneを導入する前はどのような形で業務をされていましたか?

弊社は1964年の創業以来、首都圏を中心に8店舗プラスEC事業を展開し、数多くの様々な商品を取り扱っています。
商品を販売できる状態にするため、一つ一つの商品を管理する商品コードを基幹システム上にエントリーしていくのですが、そのワークフローは紙ベースの運用に留まっているものがまだ多く、各部門で書類記入後、複数部門での確認・捺印を経て、基幹システムに一括エントリーされるというオペレーションとなります。夜間のチェック処理実行後にNGデータが見つかった場合、申請・承認フローをもう一度最初からやり直ししていました。
このワークフローに多数の人員と労力が割かれていたことが長年の課題となっていました。データ処理が必要な紙書類だけでも、毎月数台のトラックで運搬しなければならないほどの量になり、データが確定するまでのリードタイムも約3週間(5営業日/週×3)と長く、全部門のデータが出揃って初めて次の処理に移るため、NGデータの再申請が発生すると商品全体のマスターデータの整備が遅れ、商品販売そのものに支障を来たす恐れがありました。

2.課題:商品コードを基幹システムにエントリーする一連のワークフローを簡素化したい

・商品コード確定までのリードタイムが約3週間もかかり、本業の商品販売に支障を来たす恐れがあった
・データエントリーのワークフローは複数の部門に亘って多くの人員が関わっており、膨大な業務リソースが割かれていた
・導入を検討した専業パッケージは入力の複雑性や操作性から社内定着が難しいと判断した

3.成果:商品コードが基幹システム上で確定するまでのリードタイムは従来の1/3に短縮された

・ワークフローに関わる人員が最大1/4にまで削減され、業務のスリム化を実現
・膨大な紙書類の管理・保管業務から解放された
・kintone導入がきっかけとなり、自発的にDXに取り組む気運も社内で芽生えてきた

カスタマイズを行った結果、どのような業務改善が図れましたか?

ワークフローのデジタル化と、kintoneと基幹システムとのデータ連携によって、紙書類を部門間で回覧・運搬するアナログな業務対応がなくなり、各部門、各階層においてデータエントリー業務に関わっていた人員も申請パターンによって最大1/4にまで絞られ、煩雑だったワークフローが簡素化されました。加えて、商品コードの申請プロセスをデバイス一つで管理できるようになったため、アップロードされた情報を各担当者がオンライン上で随時チェックでき、エントリー前にNGデータの修正をかけられ、再申請の手間を回避。これらにより商品コードが基幹システム上で確定するまでのリードタイムが営業日ベースで3週間から5日間に短縮でき、スピーディな店舗オペレーションの貢献に繋がっています。ペーパーレス化に伴い紙書類の管理・保管業務からの解放というメリットも得ることができました。

ジョイゾーを選択したポイント

京王グループの関連企業への導入実績があり、良い評判も伺っていたことが第一のポイントでした。それから開発事例が豊富で、柔軟な対応ができそうだったので、選ばせて頂いた次第です。実際に案件が始まった後、弊社の要望を聞きながらその場でシステムを鮮やかに組み上げ、目に見える形にして頂いたことが「これは行けそう」という手応えと共に、DXへの自信と弾みに繋がっています。
今回の開発ではジョイゾーさんに多くの難しい依頼をしました。関係する部門や担当者が多数に上り、開発ボリュームは大きく複雑でした。開発中は販売業務を止めるわけにはいかないので、納期も急ぎでした。また、導入を検討した百貨店専業パッケージは、データエントリー機能の操作の難しさから社内で普及しなかった経験がありました。それだけに、ユーザーのITリテラシーに関わらず、誰の手にもストレスフリーに馴染む使用感を弊社としても重視していました。こうした弊社からの盛り沢山な要望をジョイゾーさんは細やかに汲み上げ、カスタマイズを抑えて操作性や保守性の煩雑化を避けながら、システムに組み込んで頂きましたし、kintoneの親しみやすさと拡張性はDXへの入口として最適でした。お陰様で期待以上の業務刷新ができたように思います。

打ち合わせにおいて、ジョイゾーの対応にどのような印象を持たれましたか?

ワークフローには多数の人員が関わっていた上、条件分岐も複雑を極め、申請内容によってフローが経由する部門や担当者、手続き内容が細かく異なっていました。これらをシームレスに繋ぎ合わせるために、販売・管理部門や基幹システム側の担当者、さらに別のシステム業者様と複合的にコミュニケーションを図りながら開発していく必要があります。そこで、普段はオンライン打ち合わせがメインであるジョイゾーさんは弊社に直接足を運び、関係者全員を集めた対面開発合宿を集中的に進めて頂きました。特にワークフローへの理解と開発イメージのすり合わせに徹底して力を割かれた印象です。結果、納品頂いたシステムは弊社の要望とのギャップは殆どなく、ワークフローのスムーズなデジタル移行が実現できました。

今後の展開について教えて下さい

kintoneの導入成功がモチベーションとなって、今回の開発対象となったワークフロー以外の多くの手続きや、お取引先様との情報共有・活用の仕組みに関して、自発的に検討していくポジティブな気運が社内で生まれています。これを契機に、今後も様々な業務のDXに順次に取り組んでいきたいと考えています。その取組みの軸となるのがkintoneであり、パートナーとなるのがジョイゾーさんであると期待しています。開発案件の複雑さ、作業量の多さ、そしてスピードのいずれにも高い対応力を見せて頂いたので、これからも弊社のDXチャレンジを支えて頂けるような間柄になれれば幸いです。

 

 

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