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11th Jul, 2024

きもの365株式会社 様 / ワークフロー / 精算管理

アイデアやトラブル対応事案の集約、およびタスク管理をkintone上でシステム化し、交通費や立替経費の精算のワークフローでシームレスな業務処理が可能になった

目次

  • 1. 経緯:kintone導入前は、サービスと業務の品質向上のマネジメントフロー、および交通費や立替経費の精算ワークフローで課題を抱えていた
  • 2. 課題:マネジメントフローはスプレットシート、ワークフローは紙とスプレッドシートで管理していた
  • 3. 成果:「紙+スプレッドシート」方式からkintoneへの移行を実現した
1.経緯:kintone導入前は、サービスと業務の品質向上のマネジメントフロー、および交通費や立替経費の精算ワークフローで課題を抱えていた

◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか?

当社は長野県長野市と群馬県高崎市を拠点に、着物のレンタル・通販サービスを展開している呉服に特化したインターネットモールです。
kintone導入前は、サービスと業務の品質向上のマネジメントフロー、および交通費や立替経費の精算ワークフローで課題を抱えていました。
マネジメントフローでは、社内メンバーから提案される新しいアイデア、発生したトラブルとその解決プロセスをスプレッドシートに集約し、その全項目をマネージャー陣が毎週必ず目を通して改革に活かすという取り組みを続けてきました。
しかし、これら項目のストックが年間約6000件を超えたあたりで、スプレッドシートの検索性の低さが大きな課題となったのです。
例えば、トラブル解決に関する過去事案一つを検索するにしても時間がかかったり、情報を拾い切れず抜けや漏れが多発したりするようになっていました。
さらに、年ごとに新しいスプレッドシートを作成していくと、過去年度のスプレッドシートはほとんど見向きもされない状況に陥り、経験が蓄積していくのに知見として活用できなくなっていました。
また、交通費や立替経費の精算ワークフローについては、紙ベースのアナログな運用に限界が見えていました。
エクセルに入力して申請書類をプリントアウトし、領収書を一つ一つ貼り付け、最後は管理業務の委託会社に郵送する。
煩雑であるうえ、複数の会社と部門や事業所をまたぐために申請から精算まで1月以上かかることも珍しくなく、ワークフロー全体として非効率さが目立っていました。

2.課題:マネジメントフローはスプレットシート、ワークフローは紙とスプレッドシートで管理していた

・社内で集約されたアイデアやトラブル対応事案がスプレッドシート上で蓄積していくのに伴い、検索性の低さがデータ活用のハードルとなり、サービスや業務の品質アップに寄与する知見として十分に活用できていなくなっていた

・交通費や経費立替の精算ワークフローが紙ベースで運用されており、申請書類の作成や経理部門への郵送作業が煩雑だった

・精算ワークフローが複数の部門と会社にまたがっているため、申請から精算までのプロセスに無駄な時間と労力がかかっていた

3.成果:「紙+スプレッドシート」方式からkintoneへの移行を実現した

・アイデアとトラブル事案を集約するマネジメントフローをkintoneに一元化したことで検索性が格段に上がり、データの蓄積をサービスと業務の品質向上に繋げる仕組みを構築できた

・交通費と立替経費の精算ワークフローのオンライン化とペーパーレス化によって事務作業の手間が劇的に減った

・申請系の情報の入力、共有、承認がオンライン上で完結し、ワークフロー全体のリードタイムが短縮された

◯システム化を行なった結果、どのような業務改善が図れましたか?

スプレッドシートや紙で運用していたマネジメントフローとワークフローを全てkintoneに移行しました。
今回開発したkintoneアプリは「マネジメントフロー」「交通費精算」「立替経費精算」の3つの領域をカバーしています。
マネジメントフローにおいては、アイデアやトラブル対応事案の集約、およびタスク管理をkintone上でシステム化をしました。
これによりどんなに昔の情報であろうと1回の検索で簡単に見つけられ、知見としてサービスや業務の中で即反映できるようになり、マネジメントのスピード感と精度がアップしました。
顧客や従業員からもたされるどんな小さな要望やトラブルの記録でも、全て拾い尽くすというこだわりが当社の仕事の品質を作っているので、kintoneのお陰で情報把握の抜け漏れを劇的に減らせたことはkintone導入の一番のメリットでした。
また、交通費と立替経費の精算では、申請から承認までのワークフロー、アクセス権をkintone上で整備し、シンプルなアプリを構成しました。
これによりオンライン化、ペーパーレス化が実現され、煩雑を極めた事務作業にかかる負荷が目に見えて低減しました。
複数の部門と会社をまたぐワークフローであったために、申請から精算まで時間がかかっていたところ、ワークフロー全体のリードタイムも短縮され、シームレスな業務処理が可能になりました。本当に楽になったと実感しています。

◯ジョイゾーを選択したポイント

システム構築を実際に目の前で見せて頂けるジョイゾーさんの対面開発は非常にありがたかったです。
当社からの要望の提示、ジョイゾーさんによる機能への落とし込み、そしてフィードバック。
これらが同時に可能な開発スタイルなので、一般的なITコンサルにありがちな回りくどさがなく、当社が実現したいことに対して最短距離で到達できました。
自分たちが求める機能を目の前で形にしてくれる、このインパクトは本当に大きかったです。
疑義があればその場で質問して解消して貰いながら、今後社内でkintoneの開発や改修を行っていくのに際して最低限必要な技術をジョイゾーさんから習得できたのも有意義でした。
全くのストレスフリーで、かつ納得感が伴ったシステム導入だったと思います。

◯今後の展望について教えて下さい

スプレッドシートでの運用に留まっている業務がまだ多く残っており、そうした業務を積極的にkintoneに移行させていきたいです。
具体的には着物の入荷管理、修繕管理、備品発注申請などが該当します。
それらをkintone上で処理できるようになれば確実に効率化を図れるイメージを持っています。
ただ、kintoneアプリを作る手間を割くぐらいなら従来のスプレッドシートで間に合うといった認識もまだ社内にあるため、活発なkintoneアプリ作成を促していく取り組みを進めていければと思います。

 

利用人数 約20名
利用部門 全部門
利用端末 Windows(PC)、スマートフォン
カスタマイズの有無 あり
連携サービス 自動採番プラグイン
打ち合わせ オンライン

 

       

きもの365株式会社 様

https://www.kimono-365.jp/

       
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