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JOYZO STUDIES

kintoneを使って私たちと開発したシステムを
楽しく活用されている方々の事例をご紹介します。

10th Dec, 2020
ガラス・アルミ建材・エクステリア・住宅設備機器の施工販売

有限会社新田建商様 / 見積・請求管理システム

細々とした要望一つひとつに「こうやったらどうだろう」「どうやったらできるかな」と解決策を探してくださった。色んな課題に対して丁寧に対応してくれたので、これはお願いできるなっていう実感を持てましたね

目次

  • 1. 経緯:システム39を利用した経緯をお聞かせください。
  • 2. 課題と要望:多数のデータを一元管理して手間とコストを減らしたい!
  • 3. 成果:時短だけでなく正確性もアップ! 今後さらなるカスタマイズでより使いやすいアプリに
1.経緯:システム39を利用した経緯をお聞かせください。

システム39を利用した経緯をお聞かせください。

弊社は富山県魚津市で、ガラスやアルミ建材、住宅設備機器の販売および施工を行っています。また窓周りに特化したリフォームやエクステリア、ガーデンリフォームなどにも力を入れており、エンドユーザー様始め工務店様ともお取引させていただいております。

kintoneを導入する前は顧客台帳や見積書、請求書など、業務に必要な7つのデータを別々のExcelで管理していました。それぞれ連動しているわけではなかったので、一つの案件が終わると、すべてのデータを一つひとつ手入力でパートさんに更新してもらっていたんです。

一方、見積書と請求書に関しては自分で更新していましたが、フォーマットが違うので、どちらも別々に手入力しなければならないのが大変で。誤って隣のセルに価格を入力してしまう、なんてミスも起こっていました。また、自分の頭の中で価格を管理しているので、場合によっては見積もりの金額が一週間後変わってしまう、なんてこともありましたね。

こうした体制を長年続けてきたのですが、おかげさまでお仕事が増えたこともあり、専属のパートを一人雇わなければならなくなってしまって。それではもったいないなと思い、もう少し効率的にできて、一元管理できるシステムを入れることにしました。

最初は別のところで一元化できるシステムの見積もりをとってみたんです。そうしたらイニシャルコストで200万円、
さらに毎月数万円のランニングコストがかかると言われて。そこまでは出せないと困っていた時に、インターネットで見つけたのがkintoneでした。

早速問い合わせたところ、ジョイゾーさんの他数社をご紹介いただきました。その中でもシステム39はお値打ち感があったし、語呂も良かったので、まずは無料相談をお願いすることにしました。

2.課題と要望:多数のデータを一元管理して手間とコストを減らしたい!

kintone導入前:

・顧客台帳や見積書などが連携していないので、個々に更新しなければならない
・見積書と請求書のフォーマットが違うので、誤記や転記ミスなどが起きやすい
・見積書と請求書の作業が属人的

3.成果:時短だけでなく正確性もアップ! 今後さらなるカスタマイズでより使いやすいアプリに

初回無料相談ではどのようなことを相談されましたか?

現状の業務の流れとデータの状況をお伝えした上で、まずは課題を解決するにはどうしたらいいのかを相談しました。

対応の部分では、良い意味で予想を裏切ってくださったところがあって。正直東京の会社が、うちみたいな小さな会社なんて相手にしてくれないと思ってたんです。細かいお願いに対して、取り付く島もなく「できません」みたいに言われるんじゃないかと、斜に構えていたところもありました。

でも実際に話してみると、細々とした要望一つひとつに「こうやったらどうだろう」「どうやったらできるかな」と、色んな角度から解決策を探してくださった。色んな課題に対して丁寧に対応してくれたので、これはお願いできるなっていう実感を持てましたね。

最終的に初回相談では、簡単な顧客台帳を作ってもらいました。kintoneの基本操作も教えてもらったので、終わってから色々やってみたのですが、正直自分だけではアプリの基盤を作るのは難しくて。

おそらく自分が1日かけてやることを、プロなら10分くらいでできると思うんです。そう思ったら、やっぱりお願いしないとだめだなっていうのはすごく実感しましたね。

逆に基盤さえ作ってもらえたら、あとは自分でもメンテナンスできるんじゃないかっていう手応えも感じました。

 

システム39で作成したアプリと、実際に使ってみて改善できた点などをお聞かせください

システム39では顧客台帳、見積書、請求書、商品マスタの4つをアプリにしてもらいました。

運用してみて良かった点は、時短になって正確性が増したことですね。それぞれのアプリが連携しているので、同じ内容をそれぞれのデータに手入力する、という手間がなくなりました。

特に効果を実感しているのが、見積書と請求書の部分ですね。これまでは私が作成していましたが、商品マスタを作ったことで、誰もがいつでも同じ価格で見積書を出せるようになりました。ボタン一つで他のアプリにも価格を反映できるし、Excelにもすぐ出力できるので、これまで一つひとつ更新していたことを考えると、作業効率は大幅にアップしましたね。

ただスムーズに進む分、内容の確認が疎かになってしまうこともあるので、それは私達で習慣化していかなければいけないなと感じている部分です。 他にもファイル名が自動的に振られるので、いちいち考えて入力するという手間もなくなりました。細かいですが、トータルすると意外と時間がかかっていた部分でもあるので、時短につながっているなと思います。

kintone導入後:

・それぞれのアプリを連動させることで転記の手間を削減

・セルを間違えることがなくなり正確性もアップ

・属人的だった見積書と請求書がだれでも作れるように

・自動でファイル名が振られるなど、細かな作業も削減

今後kintoneでやってみたいことはありますか?

自分の中では現状を100点だとは思っていないので、もっと使いやすく、活用しやすいよう改善していきたいですね。

すでに手を加えているところはいくつかあります。例えば見積書と請求書については、kintoneからExcel帳票が出せる「RepotoneU Excel(レポトンU エクセル)」というプラグインを入れてもらって出力できるようにしています。ただ、私が選んだプランでは一シート分しか出力されないので、複数になってもうまく出力できるようにカスタマイズしました。

今後はまず、工務店様への請求書を月締めで作成したいです。工務店様からのご依頼は一ヶ月にいくつかまとまっていただくことが多いので、案件一つひとつではなく、月ごとに請求書を出したほうがわかりやすいんです。今は手動でExcelを書き換えていますが、将来的にはボタン一つでそれができるようにしたいですね。

その他、kintoneのTOPページに売上や受注などの昨対比グラフを表示して、それが日々自動で更新されるようにしたいというのもあります。あと、やはりアプリとして稼働できていない、残り3つのExcelをアプリにしたいですね。

他にも、いろいろなプラグインのお試し版を導入して、活用できるかどうか調べているので、今後も自分でカスタマイズすることは続けていきたいです。その際にはぜひ相談に乗っていただきたいと思います。

有限会社新田建商様

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