◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

私たちは世田谷区福祉移動支援センター「そとでる」を運営するNPO法人です。
移動困難者が自由に外出し、自立した生活をするための外出移動を支援する事業を行っており、
2022年度は延べ約2300人の方にご利用頂いています。
利用者から依頼を受けると、当センターに加盟している120以上の介護タクシーなどの移動サービス事業者の中から最適な移動サービス事業者をピックアップし、利用者の元に配車しています。
以前は専用システム上で利用者情報と配車情報を管理していましたが、高齢化社会という時代背景のもと、利用者数とそれに伴ってデータ量も増えていき、古いシステムにデータが入り切らない事態に陥っていました。
採番のバグやシステムダウンも起こるようになり、古いシステムを入れ替えないとサービス自体続けられない可能性さえ出てきました。
また、行政向け報告書や会議用資料を作成する度にシステムからデータを抜いてCSVに落とし、人の手でグラフや表に仕上げていたため時間と労力がかかっていました。
さらに、事務所のサーバーにデータを貯めていたので、地震や雷など天災に見舞われた時のデータ消失が心配でした。

・データ量がシステムのキャパシティを超え、新規データの入力不可、バグ、シャットダウンといった不便や障害を引き起こすようになっていた

・書類作成の度にシステムからデータ抽出してCSV形式に変換し、さらに手作業でグラフや表を作っていたため、効率が悪かった

・自社サーバーでデータ管理していたため、天災などによるデータ消失のリスクを全て自社で負わなければならなかった

・kintoneに移行したことでシステムのキャパオーバー問題が解消される

・書類作成にかかる時間が体感的に従来より約70％削減し、生産性がアップする

・クラウド化によってデータ保全体制を強化する

業務全体をkintoneで回す体制を構築します。
「利用者登録」「配車情報」「利用相談の記録」「移動サービス業者の登録」「病院等の施設登録」という業務フローにおける5つのデータ群それぞれについてkintoneアプリを作成し、運用します。
利用者データの増加によるキャパオーバー問題をクリアするのはもちろん、書類作成の効率も従来比約70%改善します。
顕著な改善効果に繋がる主な要因として、データのCSVへの落とし込みにかかる手間が不要になること、グラフ・表をワンクリックでkintone上に作成できるようになったことに加えて、長年馴染んできた従来のシステムの操作画面をkintone上で踏襲したので、現場のkintone移行のハードルが下がったこともポイントです。
クラウド上でデータを保管する体制ができ、自前でデータ保全するリスクから解放されます。

◯ジョイゾーを選択したポイント

今まで使ってきたシステムの機能をkintoneで代替できるかどうかを確認するため、初めは自力での開発を試み「いけそうだ」という手応えが得えられたので、実際の業務で使える形に仕上げるべくプラグイン連携をしようとしました。
しかし、無数のプラグインと設定の組み合わせを調べたり、一つずつ試したりするのは時間面から現実的に難しかったので、プロの方に早めに道筋つけて貰おうとジョイゾーさんに依頼しました。
私たちが開発したkintoneに改良を加えて頂いただけでなく、漠然と欲しいと思っている機能は果たしてkintone上で実現可能なのかどうかといった判断も含めて相談させて頂きました。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

全てオンラインで行いましたが、リアル対面と変わらない感覚です。
違和感なく開発を進められたと思います。

◯今後の展望について教えて下さい

将来的にkintoneで取り組めたらいいなと思うことは二つあります。
一つは利用者と移動サービス事業者とのマッチングの自動化、もう一つは運行報告のkintone入力です。利用者と移動サービス事業者とのマッチングは現在全て人の手で行っており、介護認定状況や病状、目的地といった利用者サイドの情報と、車両の性能、ストレッチャーの有無や車椅子ごとの乗車の可否といった移動サービス事業者サイドの情報とを突き合わせて、かつ公平性にも配慮しながら配車依頼先を決めています。
このプロセスをkintoneに載せて、移動サービス業者をレコメンドしてくれるような仕組みができれば、非常に効率的かつ公平なマッチングが実現できるのではないかと思っています。
また、移動サービス事業者からの運行報告は「手書き＋FAX」や「Excel＋メール」で頂いていますが、移動サービス業者が報告を直接kintone内に入力してデータ化できれば、移動サービス事業者にとっても私たちにとっても手を動かす手間が省けますし、何よりも利用者と密接に関わる移動サービス事業者から頂くお客様の生の情報はサービス品質向上に関わる大切な知見になるため、スムーズな情報共有の仕組みを作る意義はとても大きいと思います。
理想としてはこの水準にまでkintone活用を高めていきたいです。