◯kintoneを導入する前はどのような形で業務をされていましたか？

弊社は造園・建築資材に関連する商品の開発と販売事業を行うメーカー商社です。今まではバイヤーさんの注文連絡からサプライヤーさんへの発送依頼までの一連の受発注業務を、紙、電話、FAXというアナログな方法で回してきました。注文内容を電話で受け、自社の基幹システムに打ち込んだ後、さらに紙に印刷してサプライヤーさんにFAXすることもありました。時間と労力がかかり、抜け漏れも多く、ミスへの対処でさらに労力がかさむ。そのような慢性的な課題を各業務プロセスにおいて抱えていました。
特に生産性のネックとなっていたのはバイヤーさんとサプライヤーさんのマッチングでした。バイヤーさんがいる地域、注文商品の種類と数量によって価格を確定させ、発送依頼をかけるサプライヤーさんの組み合わせをその都度アレンジしなければなりません。この煩雑な仕分けを一つ一つ手作業で、多い時では月に1000件もこなしていました。勘に基づいた属人性の高い業務であったため、分担することも難しかったです。
弊社ではこれまで何度も業務改善にトライしてきました。システム会社にお願いして受発注システムを開発したり、他社の商品発注サービスを使ってみたりと、試行錯誤は10年以上に及びましたが、その度にぶつかっていた壁がありました。カスタマイズの限界です。ちょっとした入力項目を増やせる、見やすいレイアウトに変えられるといった、弊社の業務実態の細部にまで丁度よく合わせてくれるような、小回りの利くシステムにはなかなか巡り会えなかったのです。もどかしさと使い勝手の悪さを感じながら、手元にあるシステムでなんとか受発注業務を回していた状態でした。

・最多で月間1000件に上る受発注処理を紙や電話、FAXで行っていたため、労力がかかり、ミスが多発していた

・バイヤーとサプライヤーのマッチング作業の煩雑さと属人性が生産性のネックとなっていた

・業務改善のためシステムの導入・更新を繰り返してきたが、いずれもカスタマイズの幅が狭く、使い勝手が今ひとつだった

・受発注業務にかかる作業時間が一日あたり最大で4時間削減

・紙、電話、FAX中心の業務フローに伴う抜け漏れや間違いが減り、サービス品質が向上

・属人的だった業務を誰でもボタン一つで処理する仕組みを整備できた

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

受発注業務を統合し、受発注にかかる情報のやりとりを全てkintone上で完結できるようになりました。社内の担当者、社外のバイヤーさん、サプライヤーさんにkintoneアカウントを発行し、ログインしたバイヤーさんは注文したい商品や数量を選択して登録すれば、後はたった1クリックで注文情報をサプライヤーさんごとに仕分け、発注依頼を出せるようになっています。この仕組みによりミス対応も含めた受発注処理にかかる労力を大幅に削減できただけでなく、その効率化のメリットはバイヤーさん、サプライヤーさんにも及び、それぞれの注文・発送の手間が軽減されました。また、発送ステータスや商品の追跡番号はバイヤーさんに自動メールで届くようになり、バイヤーさんはパソコン上で商品の配送状況をタイムリーに把握でき、わざわざ電話で確認しなくても済んだことで、安心感に繋がっています。

◯ジョイゾーを選択したポイント

今回ジョイゾーさんにお願いして一番よかった点は、弊社の業務内容の複雑さに辛抱強く向き合って頂いたことです。バイヤーさんの発注内容を適切なサプライヤーさんに振り分ける作業は職人技で感覚的にやってきたものです。複雑なルールを理解してkintoneに落とし込むために、ジョイゾーさんは大変苦労されたのではないかと思いますが、弊社の要望を丁寧に受け止め頂きました。システム開発にありがちな「これはシステム的にできません」ではなく、「こうすればできますよ」という課題解決に寄り添ってくれる現実的な提案をたくさん頂き、社内で蓄積した暗黙知を自動処理の条件としてkintoneに組み込めたおかげで、多くのリソースをかけて属人的に運用していたこの業務は、誰でもボタン一つで簡単にできるようになったのです。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

ジョイゾーさんとの打ち合わせはオンラインのみでしたが、特に違和感もなくコミュニケーションできて、開発がスムーズに進みました。

◯今後の展開について教えて下さい

kintoneの汎用性の高さは、商品の受発注だけでなく、他の業務への活用の広がりのイメージを持たせてくれます。カスタマイズが簡単にできて、さらにジョイゾーさんの開発サポートで改善効果をその場ですぐに確認できる。だからこそ、「エクセルでやっていた業務もkintoneに載せられないか？」「kintoneをお客様の基幹システムに連携させて、お客様の注文の手間をさらに効率化できないか？」「商品の在庫表をkintoneで連携させて、注文量に応じて在庫補充を自動化できないか？」といった、kintoneをもっと使い込んでいくモチベーションに繋がっています。業務の種類によって、必要となるカスタマイズが微妙に違うものですが、それらを包括できてしまうポテンシャルにkintoneの魅力があると思いますね。今後もkintoneを軸に業務改善の範囲を拡大させていきたいです。