当協会は国民生活や社会の発展に寄与することを目的に、ソフトウェア産業の発展につながるさまざまな事業を展開している団体です。その一環として、これまで経済産業省主催で行われていた「U-20プログラミング・コンテスト」を引き継ぎ、「U-22プログラミング・コンテスト」として2014年の民間移行後から運営事務を担当しています。

2021年で42回目を向かえる今大会は、ITの普及やプログラミング教育の必修化に伴い、年々応募数が増えている状況です。経済産業省で行っていた頃のエントリーは約100作品ほどだったのですが、現在では4倍以上に跳ね上がっています。
こうした中で、私たちは近年エントリーの対応や応募者の管理に大きな課題を感じていました。

kintone導入前：

・郵送やメールで受付けたエントリーシートの内容をエクセルに手作業で転記する必要があり、人的負担が大きかった

・転記ミスによる誤送信の可能性があった

・締め切りの３日前辺りに全体の３分の２の応募があるため、ストレージ情報の通知に３営業日ほど時間がかかり、連絡が来ないなどの問い合わせが多く発生していた

kintone導入後：

・エントリー受付からストレージ情報の通知までのほとんどの作業を自動化することができた

・エントリー当日に通知できるようになったため、問い合わせ数が大幅に減少した

システム39を利用してみていかがでしたか？

システム39に決めたのは、費用面での負担が少なく済むことが一番大きかったです。予算がそれほど潤沢ではない中で、ローコストで対応いただけるのはとても助かりました。

ジョイゾーさんに作っていただいたのは、フォームブリッジによるWEB申し込みフォームとkMailerによるメール送信の設定です。あと発行したストレージIDとパスワードを応募者に自動的に通知する部分をカスタマイズでお願いしました。

初回の打合せには思い描く構想を書き出してお持ちしました。相談では、お話ししながら私たちがやりたいことのプロイトタイプを作って下さったので、各サービスの作成方法や使い方がすぐにイメージできたのが良かったです。

私たちで対応したのは、フォームブリッジの詳細な作り込みやkMailerの細かな設定以外の部分です。システム３９では3回の打合せがあるので、疑問に思ったところを次の回で聞くことができ、スムーズに構築まで進めることができました。また、フォームブリッジやkMailerのサポート窓口も紹介してくださったので、必要に応じて適した先に相談できたこともありがたかったです。

kintoneやアプリの使い勝手はいかがですか？

kintoneを導入後、私たちも作業はストレージ情報を一斉送信する際に通知ボタンを押すこと、そして書類が揃っているかの確認作業がほとんどになりました。転記などの煩雑な作業はもちろん、誤送信の心配もなくなったことは、セキュリティ面でも大きな改善効果だと感じています。

今後のジョイゾーに求めることについてお聞かせください

kintoneによる管理を始めたのは2019年でしたが、2020年からはほぼ私たちだけでシステムを作り上げることができました。これは、最初の段階で自分たちでkintoneに触ることにより、どんどんやり方が解っていったからだと思います。本当にジョイゾーさんには感謝しています。

とはいえ、今後もkintoneはアップデートしてくはずですので、その都度ご相談させていただくことはあるかと思います。また、今とは違ったより良いシステム内容に改善していきたいとも考えていますので、その際はサポート39などを利用しながら支援していただけたらと思います。本当にありがとうございました。