こんにちは、笹川です。

コロナウイルス感染拡大の影響で、急に在宅勤務をすることになってしまったという方は多いのではないでしょうか。突然のリモートワーク推進に戸惑う声をよく耳にします。

ジョイゾーも例に漏れず、全員がリモートワークへシフトしました。エンジニアはほぼフルリモートなのであまり心配していなかったのですが、IT企業のジョイゾーと言えど、ITエンジニアばかりではありません。総務を担当している事務メンバーにとっては初のリモートワーク。うまくいくかちょっと心配していました。お互いに引き継ぎをしながらチームとして動くため、一緒にいてこまめに連携をしないと難しいと考えていたからです。

しかし、そうとも言っていられない状況が総務チームの業務改善を加速させてくれました。結果的に、リモートワークでも問題ないどころか、これまで以上に仕事をやりやすくしてしまったのです。ピンチはチャンスとはよく言ったものですね。

どういう業務改善をしたの?

もともと、総務チームでは少し前から業務改善の話が出ていました。以前は引継ぎにはちょっとした伝言やメモで十分だったのですが、徐々にやることが増え、人が増え、気づけばタスクが山積みに。ついに引継ぎのタイミングでミスが起きてしまうようになったからです。

また、ジョイゾーでは社内のコミュニケーションはビジネスチャットツールのLINEWORKSを使っているのですが、会話が多いとどうしても依頼が流れてしまうのも問題でした。

例えばある日のLINE WORKS。

LINEWORKSの会話のイメージ図

笹川のすぐ後に星野さんが依頼をし、そのまま会話が進んでいます。笹川の依頼が流れてしまっていますが、本人は頼んだつもりなので、このままでは翌日は大変なことになります。

これでは良くないねということで総務メンバーで話し合った結果、タスク管理のアプリを作ろうということになりました。

どんなアプリをつくったの?

目指したのはタスクの見える化です。それならぴったりのものが!ということで、アーセスさんのプラグインKANBANを使うことにしました。

KANBANはkintoneのレコードをかんばん方式で表示するプラグインです。詳しくは以前にKANBANをご紹介したこちらのブログをご覧ください。

タスク管理アプリの全体イメージ

個人で持っているタスクはそれぞれの名前のついた列に登録します。誰がどんなタスクを持っているのかが一目で分かるようになっています。

総務に依頼をしたい人はタスク管理にレコードを追加します。担当者未定のタスクとして登録されるので、総務チームで担当者を割り振ります。こうすれば、誰が担当か分からないまま依頼が宙に浮いてしまうことはありません。

タスク管理アプリの個人タスクのイメージ

そのほか、ちょっとした連絡を伝える伝言板のように使ったり、少し先にチームとして予定しているタスクを書き出すのにも使っています。サイクルの異なる業務はあちこちに分散してしまいがちですが、こうすることで総務業務をタスク管理アプリに集約することができます。ここだけ見ていればOK!

タスク管理アプリのその他項目のイメージ

実はkintoneのアプリを作るのはこれが初めてだった総務チーム。KANBANはアプリテンプレートがダウンロードできるので、始めはそれを使っていましたが、少しずつ自分たちが使いやすいように作り変えて現在の形にたどり着きました。

例えば、タスク管理では必須と思われそうな「進捗ステータス」を敢えて設けていません。タスク管理というと”未着手→着手中→確認中→完了”のように、ステータスを軸に管理するのが一般的で、テンプレートもステータスを軸に作られています。

進捗ステータスを軸にしたタスク管理画面のイメージ

ですが、総務チームではステータスではなく人を軸とした構成に作り変えています。

人を軸にしたタスク管理の画面イメージ

進捗よりも「誰が何をしているか」を分かりやすくしたいという思いから、このような形になりました。現場に沿った使い方にアレンジされています。まさに「総務の、総務による、総務のためのタスク管理」ですね!

今では通知の機能も使いこなしていて、期日前のリマインダーや、完了報告などが自動で飛ぶようになっています。

通知の設定画面

通知の設定画面

タスク管理を導入してどう変わったの?

アプリを導入してどうなったのか、総務チームにヒアリングしてみました。

「依頼が流れなくなった!頼まれた時点で依頼が登録されているので漏れない。」

「アプリを見ればすぐに状況が分かるので引継ぎミスが減った。」

「みんなで使えるようになったので、誰が何をしているか分かりやすくなった。」

「通知が来るのが便利。完了したと分かると安心する。」

目的としていた”ミスや漏れを減らす”ということは達成できているようです。さらに、お互いの状況分かりやすくなったことが安心につながっているようです。リモートワークなど、離れた場所で仕事をしているときには大切なことですね。

情報を集めて見える化することは、同じ場所で働く以上に情報共有に効果があります。密は避けるべきと言われていますが、情報共有だけはこれまで以上に密にしていきましょう!一つアプリを作るだけでできることがあります、ぜひ挑戦してみてくださいね。

 

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