kintone(キントーン)で管理している見積書や請求書といった帳票類の印刷におススメなのが、サイボウズスタートアップス株式会社の「プリントクリエイター」です。

「プリントクリエイター」を利用すれば、いつも使っている帳票にkintoneに入力したデータを埋め込んでPDFとして出力できます。出力する帳票枚数や利用するアプリ数を気にすることなく使える「プリントクリエイター」ですので、多くの帳票出力が必要な業務で重宝するツールです。
JOYZOでも業務で利用し数々の帳票出力に役立っています。

さてこの「プリントクリエイター」ですが、帳票印刷だけでなく作成した帳票PDFを添付ファイルフィールドに自動保存できるようになり、更に使い易くなっています。
自動保存方法についてはこちらのBlogを参照ください。

自動保存するPDFファイル名に更新日を自動セット

プリントクリエイターで発行した見積書のPDFをkintoneへ自動登録する際に発行した日付入りのファイル名で保存できれば「いつ発行した見積書か」を判断できます。



見積書アプリにファイル名用のフィールドを追加します。

追加した文字列(1行)フィールドにはプリントクリエイターで出力ファイル名を選択する際に分かりやすいフィールド名を付けましょう。今回は「PDFファイル名用」とします。

kintoneでは自動計算機能を利用すれば複数のフィールド(項目)を結合して値をセットすることが可能です。
今回はファイル名に利用したい「見積タイトル」と「更新日時」を結合して「PDFファイル名用」フィールドにセットしたいと思います。

自動計算でフィールドコードを使うのであらかじめ「見積タイトル」と「更新日時」のフィールドコードを設定しておきます。

「PDFファイル名用」フィールドに上記で設定したフィールドコードを使って計算式を入力します。更新日時の日付形式をYYYYMMDD形式に変更して値をセットするために、今回はDATE_FORMAT関数を利用します。



これで設定は完了です。見積書データを登録してみます。

あとはプリントクリエイターを利用する際の出力ファイル名に「PDFファイル名用」を指定すれば、更新日入りのファイル名で保存されます。



複数PDFファイルが添付されていても日付を見れば最新が見つけやすいですね。

弊社では初回開発無料の定額39万円でkintoneアプリを開発する定額型開発サービス「システム39」を提供しております。kintoneの導入やアプリ開発でお困りな方は、お気軽にご相談ください。

またシステム39ではプリントクリエイターの設定支援も行っています。kintoneからの帳票発行などシステム39でぜひご相談ください。

 


株式会社ジョイゾー