こんにちは、ジョイゾー笹川です。
kintone hive Tokyo 2019で「俺キン!~俺のキントーンを見ろ~」に登壇しました。

「俺キン!」はオリジナリティー溢れるkintone活用ノウハウを発表するトークイベントです。
私からは「プロセス管理を使った作業依頼」と「関連レコードを使った小ネタ」をお話ししました。

資料は以下リンク先からダウンロードいただけます。(kViewerを使ってみました!)

[俺キン配布資料ダウンロードページ]

当日の感想や、参加はしていなくてもテンプレートなどを使ってみた感想などを、ハッシュタグ「#俺キン」をつけてTwitterなどで共有いただけると嬉しいです。

発表内容について

お話しした内容は次の2つです。

1.プロセス管理で作業依頼をスムーズに
2.kintoneで占い!? 関連レコードの面白い使い方

2は、あまりみんながkintone使ってくれないよ、という方のヒントになればと思っています。

1.プロセス管理で作業依頼をスムーズに

社内でのやりとり、メールとExcelで管理していませんか?
「何となく部署全員が宛先に入っている」「メールが多すぎて見落とした」「必要事項が足りない」「前に送ったメールをコピペしたら、内容もそのまま送ってしまった」「Excelに転記し忘れた」・・・
こんな悩みはないでしょうか?

どうしたら解決できるでしょう。

「間違えないよう送る前にもう一度確認する」「メールフォーマットを作って必ずそれを使う」
悪くないですが、もう一度確認したけど見落としたら?さらにもう一度確認しますか?
メールフォーマットに変更が反映されていなかったら?管理できるでしょうか?

頑張っても人なのでミスをしてしまうときはあります。
せっかくのあなたのその頑張り、根性で乗り切るのではなく、間違えない仕組みを作るほうに活かしましょう!

 

今回は「メールの代わりにプロセス管理を使って業務を進める」という方法をご紹介します。

まずは課題を一つ一つ整理し、kintoneのどんな機能で解決できるかを考えます。

次に、必要な項目を配置したアプリを用意します。

画面はこんなにシンプルですが、必要な項目はすべて揃っています。
あとはただ入力して保存して、プロセスを進めるだけ。とても簡単です。

それぞれ、次のようなポイントを押さえておくと便利です。

申請者
初期値を「ログインユーザー」に設定します。意識しなくても値が入るので便利です。

顧客名
顧客情報を管理しているアプリがあれば、そこからルックアップで取得しましょう。
表記ゆれを無くすことが出来ますし、顧客情報と紐づけることで管理がしやすくなります。
顧客情報のアプリ側では、関連レコードとして情報を表示させるとより便利です。

貸出日
期日を必須フィールドにすれば入力漏れを防ぐことが出来ます。
リマインダーをセットすれば、忘れる心配もありません。

申請を受ける担当者
設定方法はいろいろあります。
例のように、画面にユーザー選択フィールドを用意しても良いですし、プロセス管理の設定画面で、作業者を指定する方法もあります。
前者の場合はレコード単位で担当者を変更できるようになるので、それをしてほしくない場合はプロセス管理の作業者として指定することをお勧めします。

担当者として、個人を割り当てても良いですし、cybozu.com共通管理で設定した、グループ(ロール)や組織を割り当てることもできます。
担当者が複数人いる場合は、作業者として、「全員」「全員のうち誰か一人」「誰か一人を申請者が選択する」のいずれかを選択できます。

 

プロセスを進めると、担当者には作業者になったことが通知され、ポータル画面では未処理のタスクとして表示されます。

このように、仕組みを作ってしまえばとても簡単に悩みを解決することが出来ます!

必要な項目がアプリのフィールドとして用意されているので、確実に情報を伝えることが出来ますし、kintoneがTODO管理をしてくれるので見落としや作業モレの心配もありません。依頼されたタイミングでデータとして登録されるので、別の管理ファイルへの転記も不要です。

仕組みを作ってしまえば、いま悩んでいる業務、改善できるかもしれません。

 

アプリのテンプレートはこちらからダウンロードできます。[俺キン配布資料ダウンロードページ]

 

2.kintoneで占い!? 関連レコードの面白い使い方

そうはいってもメンバーがkintone使ってくれないと意味がありませんね。
せっかくのkintoneも「○○管理」「□□申請」といった業務アプリばかりで少しおカタイ印象で敬遠されてしまっているのかも。

というわけで、面白そう!と思ってもらえるきっかけに、kintoneで運勢占いが出来るアプリを作ってみました。

ポータルにそれらしい画像を貼り付け、作ったアプリの新規レコード作成画面へリンクさせます。
こうすることでkintoneの扱いに慣れない人でも迷わずレコードを作成できます!

早速保存してみましょう。

大吉です、ちょっと嬉しいですね。

これはどのような仕掛けになっているかというと、kintoneの「保存と同時にレコード番号が付番される」という機能を利用しています。占い結果をマスターとして別アプリに持たせておき、レコード番号と関連付ける番号を予め振っておくことで、1対1の紐付けができるようになります。

関連レコードをうまく使うと、このようなくじ引きのような使い方をすることが出来ます。

占いだけではなく、その日の当番を決めたり、チーム決めをしたり、色々なことに使えます。
更に、結果が保存されていくので、「前回当番だった人」がすぐに分かりますし、集計すれば「今月一番ラッキーだった人」「当番をよくやってくれた人」等がすぐに分かります。ネタにしたり、感謝を伝えたりするのもいいですね。

そんな身近なところから少しずつkintoneに慣れて興味を持ってもらえたら、チーム内での活用も進められるかもしれません。

kintoneは柔軟で色々なことに使える創造性にあふれるサービスです。ぜひ挑戦してみてください!

 

アプリのテンプレート、サンプルデータはこちらからダウンロードできます。[俺キン配布資料ダウンロードページ]

 

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