波に乗ろう、波を作ろう。

JOYZO STUDIES

kintoneを使って私たちと開発したシステムを
楽しく活用されている方々の事例をご紹介します。

21st Sep, 2021
収益用不動産の売買・仲介・賃貸管理

武蔵コーポレーション株式会社 様 / 不動産管理・営業支援

ベンチャー企業の私たちが10年で売上を約10倍にできたのは、常に斬新なアイディアを生み出し、チャレンジし続けてきたからです。 そんな目まぐるしく変化する状況にもスピーディーに対応してくださった、ジョイゾー様の柔軟なお力添えに感謝しています。

目次

  • 1. 経緯:顧客への業務品質は維持、取引先への負担も増やさず、社員には無駄な仕事をさせない。打開策はないものかと頭を抱えていた時、とある経営セミナーで「kintone」に出会いました。
  • 2. kintoneを導入してみて :kintoneはまさに弊社の課題をクリアにしてくれるツール。その使い勝手の良さ故に、導入後は秩序なくアプリが乱立していきました。
  • 3. ジョイゾーとの出会い:サイボウズのパートナー企業であるジョイゾー様は、初対面から信頼できる企業だと感じました。
  • 4. 今後の活用について:難しい内容でもポジティブに対応して下さるので、社内でも見習いたいと思っています。
1.経緯:顧客への業務品質は維持、取引先への負担も増やさず、社員には無駄な仕事をさせない。打開策はないものかと頭を抱えていた時、とある経営セミナーで「kintone」に出会いました。

弊社では、富裕層の方々の資産形成をお手伝いするパートナーとして、一棟物の収益用不動産を販売し、収益性を維持するための賃貸管理サービスを提供しています。
賃貸管理サービスでは、建物設備の情報はもちろん、契約や周辺環境の情報など、多岐に渡る膨大な情報を取り扱います。標準的な物件一棟で全ての情報をファイリングした場合、その量はキングファイル6冊分にもなります。
それらの情報を緻密に管理するため、約10年前に賃貸管理パッケージを基幹システムとして導入しました。情報の検索性向上や帳票出力など、当初は恩恵が大きかったですが、事業内容の変化・発展に伴い、パッケージのみで利便性を維持することが段々と困難になりました。
イレギュラー条件の契約書の作成、Excelで個人管理された売上表の集約など、定型化されない煩雑な業務が増え続け、バックオフィスが徐々に疲弊していきました。
そのような状況を最も憂いたのは代表の大谷でした。
「社員が幸せでなければ会社をやる意味がない」
創業当時から掲げる「三方よしの経営」という企業理念を実現するためには、お客様、お取引先だけではなく、社員の幸せも叶えなければいけません。顧客への業務品質は維持、取引先への負担も増やさず、社員には無駄な仕事をさせない。打開策はないものかと頭を抱えていた時、とある経営セミナーで「kintone」に出会いました。

2.kintoneを導入してみて :kintoneはまさに弊社の課題をクリアにしてくれるツール。その使い勝手の良さ故に、導入後は秩序なくアプリが乱立していきました。

kintoneを導入してみて

kintoneはまさに弊社の課題をクリアにしてくれるツールでした。システムの専門家が不在でも、ノンプログラミングで誰にでも構築できる為、社員たちはいっせいにアプリを作成していきました。
「営業履歴を残せるようになった!」「自動で報告書が作れるようになった!」
様々な喜びの声が上がりました。
しかし、その使い勝手の良さ故に、気が付いた頃には、秩序なくアプリが乱立しておりました。類似するアプリが複数作られていたり、二重入力が頻発したりは当然のこと、素人が作ったUIは運用に至らないこともしばしばありました。
社員たちは自らの判断でkintoneの使用をやめ、Excelで管理するようになっていきました。せっかく苦労して基幹システムを運用に乗せ、一か所にまとめた情報が、kintone導入によって散らばってしまったのです。
数年前と変わらず、混乱する社員達が口を揃えて言った言葉は「必要な情報はどこにあるの?」でした。
こうして、kintoneへの信頼感はどんどん下がっていきました。

3.ジョイゾーとの出会い:サイボウズのパートナー企業であるジョイゾー様は、初対面から信頼できる企業だと感じました。

ジョイゾーとの出会い

そんな弊社の問題を解決してくれたのが、ジョイゾーの四宮さん、星野さんです。kintoneのパートナー企業であるジョイゾー様は、初対面から信頼できる企業だと感じました。
当時特に困っていた下記の問題をご相談しました。

・適切なシステム構成がわからない問題
当時、システムの専門家が不在だった当社は、システムの「あるべき姿」がわかりませんでした。
どのように作れば、安全に運用できるのか、そういった基本的なことからアドバイスを頂くことが出来ました。
業務フローの見直し等についてもご提案くださり、適切なシステム設計が実現できました。
特に、ジョイゾー様はkintoneの仕様に長けていらっしゃいましたので、既にアプリが乱立したまま運用されている弊社の現状を理解してくださるのも早く、とても心強く感じたのを覚えております。

・kintoneの標準機能では賄えない機能が必要である問題
kintoneは「ノンプログラミングで構築可能」が利点ですが、標準機能だけでは実現できないことが多くありました。
時には難しい相談もあったはずですが、様々な場面で、柔軟に対応してくださり、弊社の独特なビジネスモデルにフィットしたシステムを構築していただきました。

・情報が散乱してしまって会社全体が混乱してしまっている問題
秩序なくつくられたアプリにより、本当に見なければいけないアプリはどれなのかすら分からず、現場の社員は日々疲弊しておりました。
ジョイゾー様には、これらのアプリの交通整理、そして情報連携に多大なお力添えをいただきました。連携させたことにより、二重入力がなくなったことに加えて、必要な情報のありかが分からないという問題も解消しました。

これらの課題を解決したことにより、徐々に社員のkintoneに対する信頼感が復活していきました。kintoneはすごく便利だし、活用の可能性が無限に広がるシステムだと思います。ただ、システムの在り方やデータの持ち方、ユーザーへの触らせ方などがわかっていないと、以前の私たちみたいに、ただ情報を保存しておく場所になり「kintone使えないよね」となってしまう。
そこに、専門家であるジョイゾー様に入っていただき、「このデータはこういう形で持っていないと使いにくい」とか「こういうルールに沿って集約できていれば後々活用できる」など、データの扱い方や活用のための基本を教えてもらえたことが非常にありがたかったです。kintoneを有効に使っていくためにはどうすればいいのかがわかるようになりました。
今では情報システム部以外に、各部署にもIT担当者を置いています。弊社には多様な部署があり、それぞれどんな情報が必要か、どう活用するのが最適なのかが異なります。その点、各部署にIT担当者を置くことで、上長と話しながら、各部署の課題に対してリアルタイムかつスピーディーに修正・改善できる、理想の環境が作れたと思います。
こうした社内の仕組みづくりができたのは、ジョイゾー様と一緒に交通整理ができたからにほかなりません。

4.今後の活用について:難しい内容でもポジティブに対応して下さるので、社内でも見習いたいと思っています。

今後も弊社ではkintoneを活用しながら、新事業の業務管理や分析、現状の課題へのアプローチを行っていきたいと思っています。その中で、ジョイゾー様には2週間に一度ご相談の機会を設けていただき、各部署で作ったアプリの相談や、新しい仕組み作りに関するアドバイスをいただいています。特に標準機能でできない部分で助けていただいている部分が強いです。
ジョイゾー様のいいところは、私たちの空気感をわかってくれていることです。相談内容に対しての現在の懸念事項だけでなく、将来的に発生するであろう課題を先読みした設計を提案してくれます。また急ぎの内容については、こちらからあえて言及しなくても読み取って対応してくださいます。
また他社の事例もご共有いただいているので、新規事業のシステムも、スピード感をもってシステム作りができているのはとてもありがたいですね。

何より、ジョイゾー様と楽しい雰囲気の中で仕事ができていることがすごくいいなと思っています。弊社の代表も「幸せじゃなきゃ、仕事している意味がない」と申し上げている通り、楽しくしないと進まないと思うんですよね。難しい内容でもポジティブに対応して下さるので、そういうところは社内でも見習いたいなと思っています。

武蔵コーポレーション株式会社 様

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