先日サイボウズスタートアップス株式会社が提供している kMailer に待望の自動送信機能が追加されました。
kMailerとは、kintoneで管理している顧客情報に対して、個別／一斉にメールを送信することができるkintone連携システムです。
kintone内のフィールドデータを引用したり、添付ファイルを同封した一斉送信もでき、大変便利です。
kMailerについてはこちらのブログもご覧ください。
kintoneから直接メールが送れるkMailerの使い方
kintoneからメールが送れるだけでも便利なのですが、今回kintoneのレコード情報の状態に応じて自動でメールを送るという待望新機能がリリースされたようですので早速試してみました。
利用例
弊社では定期的にセミナーを開催しています。セミナーの申込はフォームブリッジを使用していて、申し込みを受け付けると自動で返信メールを送るようにしています。
ただ、セミナーのキャンセル申込があった時はkintoneの申込管理で「キャンセル」というチェックボックスを編集する運用のため、キャンセル受付メールは手動で送っていました。
そこで今回の自動送信機能を使って「セミナー申込管理アプリでセミナー欠席にチェックを付けたら承ったことを自動返信する」という運用が実現できればとても楽になるので、それを今回設定してみたいと思います。
１．kMailerのメールセット一覧画面で、「このメールセットの自動送信セットをする」をクリックします。
２．「自動送信設定をつくる」をクリックします。
３．条件を指定するkintoneアプリのURLと、そのアプリのAPIトークンを入力します。
４．送信条件を指定します。
今回は、セミナー欠席フィールドの「欠席」がチェックありにレコード編集された時に自動送信する設定にします。
５．宛先を指定します。
今回は、自動送信の条件を指定するアプリと宛先管理アプリが同一なので、そのまま次に進みます。
６．メールテンプレートを作成します。
指定したアプリ内のフィールドから情報を引用することができるので、会社名、名前、セミナー名、開催日フィールドを使用します。
７．自動送信設定の名称を設定します。
８．確認画面で問題がなければ「保存する」をクリックします。
９．表示されたWebhook URLをコピーし、「条件を指定するkintoneアプリ」のリンクをクリックします。
１０．Webhookの追加ボタンを押します。
手順９でコピーしたWebhook URLを貼り付けます。［通知を送信する条件］は、手順４で選択した「メールを送信するタイミング」と同じものにチェックを入れます。
「保存」をクリックしたら設定は完了です。
それでは、実際にレコードを編集して自動送信を試してみましょう。
送信条件として設定していたとおり、セミナー欠席フィールドの「欠席」にチェックを入れレコードを保存します。
すると数分後、レコードに入力したメールアドレス宛に自動送信メールが届きました！
会社名、名前などのレコード情報も反映されています。
この他にも様々なシーンで活用できそうです。是非お試しください。
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