弊社では、「kintoneプラグイン」を提供しておりますが、プラグインの試用申込はフォームブリッジを使用し、申込を受け付けるとkintoneの「試用申込管理」アプリに登録される運用を行っております。
また、本契約を検討されるお客様に見積書を送る際は、プリントクリエイターで見積書を作成し、その見積書PDFをメールに添付してお送りしています。

先日Blogでもご紹介しましたkMailerの自動送信機能を活用し、kintoneのレコードが条件を満たした際に見積書付きのメールが自動で送られる運用になればとても便利です。

今回は、フォームブリッジ、プリントクリエイター、kMailerを使った見積書自動送信システムを作成してみたいと思います。流れとしては以下のイメージです。

プラグイン見積依頼フォームから申し込みがくる
   ↓
プリントクリエイターを使用して見積書を作成する
   ↓
「見積書」フィールドにチェックを入れレコードを保存する
   ↓
kMailerの自動送信機能によって見積PDFが添付されたメールが送信される

kintoneに「見積書申込管理」アプリを準備

この時注意点が一つあります!
「添付ファイル」フィールドのフィールドコードは、英字で設定することを推奨します。kMailerの自動送信機能ではkintoneの「添付ファイル」フィールドからデータを引用することができますが、フィールドコードが日本語の場合、受信メール内のURLに日本語が含まれてしまい正しく表示されない場合があるためです。

プリントクリエイターで見積書作成

次にプリントクリエイターを設定します。
見積依頼いただいたお客様の会社名やプラグインの金額を見積書PDFに差し込むよう、レイアウトの設定を行います。

▼詳しい設定方法はプリントクリエイターWEBページをご覧ください。
プリントクリエイターのはじめ方

また、プリントクリエイターには、kintone内の添付ファイルフィールドに、自動的に帳票を添付する自動保存機能があります。とても便利なのでこちらも合わせて設定してみてください。

▼添付ファイルフィールドへの自動保存の設定方法は過去のブログで紹介しています。
プリントクリエイターを利用した帳票PDFの保存方法

フォームブリッジで見積依頼フォーム作成

次にフォームブリッジで見積依頼フォームを作成します。
フォームを新規作成すると、フォームブリッジと連携させているkintoneアプリのフィールド情報をそのまま受け継いだ状態なので、お客様に対して表示したくないフィールドは削除したり、お客様にとって分かりやすいフィールド名に変更します。

▼詳しい設定方法はフォームブリッジWEBページをご覧ください。
フォームブリッジのはじめ方

kMailerで自動送信設定を作成

次にkMailerで自動送信設定を作成します。
[送信条件の設定]では、「見積書」フィールドの「送付」がチェックありにレコード編集された時にメールが送信されるように設定します。

メールテンプレートを作成します。指定したアプリ内のフィールドから情報を引用することができるので、顧客名、顧客担当者名、見積PDFファイルを使用します。

▼詳しい設定方法はkMailerWEBページをご覧ください。
自動送信の設定方法

▼過去のブログでも紹介しています。
kMailerに自動送信機能が追加されました

これで設定は完了です。

見積書自動送信システムを試してみる

1.フォームブリッジで作成した「見積依頼フォーム」で必要事項を入力し、「確認」ボタンをクリックします。

2.kintoneの「見積書申込管理」アプリにフォームに入力した内容でレコードが追加されました。
プリントクリエイターの自動保存機能を設定済みの場合は、レコード画面上部のドロップダウンメニューから「保存先フィールド」と「出力ファイル名」を選択し、保存をクリックすると、見積PDFファイルを自動保存できます。

3.kMailerの送信条件として設定していたとおり、「見積書」フィールドの「送付」にチェックを入れレコードを保存します。

4.すると数分後、レコードに入力されたメールアドレス宛に自動送信メールが届きました!
添付ファイルのダウンロードリンクが付いているので、クリックします。

5.メールアドレスを入力します。

6.別途メールで送信されるパスコードを入力します。

7.添付ファイル名をクリックします。

8.見積書PDFがダウンロードできました!

設定手順は少し多いですが、自動送信をうまく活用することで顧客へのメール対応が迅速に行え、作業効率の向上に繋がります。是非お試しください!

弊社では初回開発無料の定額39万円でkintoneアプリを開発する定額型開発サービス「システム39」を提供しております。kintoneの導入やアプリ開発でお困りな方は、お気軽にご相談ください。

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