kintone(キントーン)で顧客を管理していて、見積書や請求書、製品リリース案内などを登録している顧客にメールで送りたいというケースが有ると思います。
しかし、kintoneの標準機能ではアプリのレコードに登録されているメールアドレスを利用してメールを送ることができません。
メールワイズを使うことでkintoneに登録されているメールアドレスを使ってメールを送信することはできますが、添付ファイルは送れないなど幾つか制限もあります。

【参考ブログ】
kintone(キントーン)とメールワイズの連携活用方法

この問題を解決できる製品として先日サイボウズスタートアップス株式会社より kMailer がリリースされましたので早速使ってみました。

kMailer と kintone と連携することで、以下の機能が実現できます。
 ・テンプレートの作成機能
 ・メールの個別送信機能
 ・メールの一斉送信機能
 ・ファイルダウンロード回数制限機能
 ・ファイルダウンロード時のワンタイムパスワード生成機能
 ・ログ取得機能
※詳細はこちら

kintoneアプリのレコード詳細から個別送信、レコード一覧画面から一斉送信

メール送信方法は次の2つの方法を利用できます。

1)レコード詳細画面から個別送信

特定の送信対象の詳細情報を確認して、送信することができます。

2)レコード一覧画面から一斉送信

送信対象をレコード一覧で絞り込んで一斉送信できるので、効率的に送信することができます。

メールの作成と送信

レコードの詳細、レコードの一覧で「メールを作成する」をクリックすると、メールの作成画面になります。
使用するメールテンプレートを選択し、「利用する」をクリックすることで、テンプレートの内容を引用したり、本文内の内容を編集することもできます。「メールを確認する」をクリックしてメール確認してからメールを送信します。

もちろん差し込み機能もついていて、差し込み可能なフィールド形式はメールワイズ連携プラグインよりも数多く対応しています。

例えば、ご依頼確認として「ご依頼日」「ご依頼カタログ」を本文に加えたり、添付ファイルフィールドである「カタログ」を引用したり、よりkintone内のデータをフル活用できます。
※フィールド対応状況はこちら

ファイル提供方法がダウンロード式

メールワイズ連携プラグインでは実現できない機能としてもう一つあるのが、添付ファイルが送信できる機能です。
しかもメール内に添付ファイルとして付けるのではなくダウンロードURLが自動送信され、パスワードの設定やダウンロード回数制限ができます。
ファイル提供方法がダウンロード式なので、送信先のメール添付制限容量を気にする必要もなくセキュリティ面でも安心です。

1)受信メール

kintoneレコード内の「添付ファイル」フィールドを引用した箇所がダウンロードURLとして自動送信されます。

2)パスコードメール

ダウンロードURLをクリックするとパスコードがメールされます。

テーブルのフィールド情報も引用可能

kMailer はテーブルのフィールド情報も引用可能です。
テーブルで作成した発注情報や御見積情報をメール内に引用することも可能です。

メール送信ログ、ダウンロードログも確認可能

メール送信ログ、パスワード認証ログ、ダウンロードログが取得保存されますので、送信したメール日時、送信したメールに対して受信者がいつダウンロードしたかを確認することもできます。

<メール送信履歴アプリ>

【ログアプリ】
受信者のダウンロードログを履歴としてkintoneアプリに保存するので、受信者が送付された添付ファイルをいつダウンロードしたかも確認可能です。

 

このようにkMailer の魅力の1つとして引用可能なフィールド形式が数多いことにあります。kintoneに登録したデータをフル活用して社外へメール送信することで業務効率化へ繋げられます。

また、今後のアップデートで、kintone内のデータに連動して自動的にメール送信する機能の実装も予定されています。
kintoneの通知機能は社内の人間だけですが、社外の関係者にも漏れなくリアルタイムに通知を行うことが可能になるので今から実装が楽しみですね。

今後のアップデートも見逃せない kMailer を是非一度試してみてはいかがでしょうか。

弊社では初回開発無料の定額39万円でkintoneアプリを開発する定額型開発サービス「システム39」を提供しております。今回紹介したkMailerの設定支援も行っていますので、お気軽にご相談ください。

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