先日トヨクモ株式会社（旧：サイボウズ スタートアップス株式会社）が提供している kMailer に送信後レコード編集機能が追加されました。
kMailerとは、kintoneで管理している顧客情報に対して、個別／一斉にメールを送信することができるkintone連携システムです。kintone内のフィールドデータを引用したり、添付ファイルを同封した一斉送信もでき、大変便利です。
今回kMailerに、「メールを送ったら指定のフィールドを自動で編集する機能」が実装されましたのでさっそく試してみました。
利用例
弊社では定額39万円でkintoneアプリを開発する「システム39」を提供しています。WEBページから39の申し込みがあった際は以下のような行程を踏んでいます。
1．39問い合わせフォームから申し込みがあると、kintoneの「システム39案件管理」アプリにレコードが登録される（フォームブリッジを使用）
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2．問い合わせ内容を確認し、お客様へ返信メールを送る
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3．「システム39案件管理」アプリでファーストコンタクトフィールドを「連絡済み」に変更する
メール送信後「連絡済み」に変更する作業は単純作業ではありますが、手動なので変更し忘れることがあったり、対応した分だけ手間がかかります。
そこで、今回の送信後レコード編集機能を使って「メールを送信したら、自動的に「連絡済み」に編集される」という運用が実現できれば楽になるので、それを今回設定してみたいと思います。
メールを送信したら、自動的に「連絡済み」に編集されるようにする
1．kMailerのメールセット一覧画面で、「このメールセットの送信後レコード編集設定をする」をクリックします。
2．「編集設定をつくる」をクリックします。
3．送信後レコード編集設定を作成します。
今回は、ファーストコンタクトフィールドを「連絡済み」に置き換える設定にします。
「保存する」をクリックします。
4．メールセット一覧画面に戻り、使用するメールテンプレートの「このメールテンプレートを編集する」をクリックします。
5．メールテンプレートを編集します。
ページ下部の送信後レコード編集設定の項目で、先ほど作成した編集設定を選択します。
「変更を保存する」をクリックします。
6．「送信後レコード編集あり」のマークがつきました。これで設定は完了です。
実際にメールを送ってみる
1．kintoneの「システム39案件管理」アプリでレコードを開きます。こちらの問い合わせに対してのメールはまだ送っていないので、ファーストコンタクトフィールドは「見連絡」になっています。
「メールを作成する」をクリックします。
2．使用するメールセットとテンプレートを選択し、「利用する」をクリックします。
内容が問題なければ「メールを確認する」をクリックします。
3．メールアドレスなどを確認し、「メールを送信する」をクリックします。
4．1分後くらいにメールが送信されます。
5．kintoneのレコードをもう一度開くと、ファーストコンタクトフィールドが「連絡済み」に変更されています！
単純で小さな作業でも、自動でできることをどんどん増やしていけば作業効率の向上に繋がりそうですね。是非お試しください！
弊社では初回開発無料の定額39万円でkintoneアプリを開発する定額型開発サービス「システム３９」を提供しております。kintoneの導入やアプリ開発でお困りな方は、お気軽にご相談ください。
