過去のブログではkintoneの通知機能についていくつか取り上げてきましたが、通知機能もバージョンアップを経て、使いやすくなっていますので、ここで今一度おさらいをしていきたいと思います。

通知にはkintoneのポータルにある通知機能で受信する方法メールで受信する(アプリとスペースの通知のみ)方法の2種類があります。
※通知が送られるタイミングについては以下のページを参照して下さい。
  *通知が送信されるタイミングと宛先

メールで通知を受けたいという要望は多いと思いますが、メールでの通知設定が不十分であった場合、通知がメールで送られてこないという状況になってしまいます。

メールで受信する場合の設定箇所は以下の通りです。

1.cybozu.com共通管理画面にてシステムメールアカウントを設定する。
2.cybozu.com共通管理画面にて通知を受信するユーザーのメールアドレスを登録する。
3.kintoneシステム管理画面にてkintoneのメール通知機能を有効に設定する。
4.各ユーザーの個人設定でメールの送受信の方式を設定する。
5.アプリ毎に通知設定をする。

設定箇所がたくさんありますが、特に注意いただきたいチェックポイントを今回はご紹介したいと思います。

チェックその1 kintoneシステム管理画面をチェック

通知をメールで受信できない場合の中で、kintoneを利用している全員がメール受信できない時に設定が疑わしいのが、3の「kintoneシステム管理画面にてkintoneのメール通知機能を有効に設定する」です。

kintoneシステム管理画面->その他->利用する機能の選択画面を表示します。
通知のメールの送信機能がONになっているか確認しましょう。



“通知のメール送信機能を利用する”の初期値はOFFになっていますのでご注意ください。

チェックその2 個人設定をチェック

通知をメールで受信できないのが、一部のユーザーのみであった場合に、設定が疑わしいのが、4の「各ユーザーの個人設定でメールの送受信の方式を設定する」です。
3のkintoneシステム管理画面にて個人設定の初期値を設定できますが、ユーザー各自が個人設定でメール受信機能をOFFにしてしまっていた場合は通知がメールで受信できません。メール受信設定を個人設定でもONになっているか確認しましょう。

自分宛ての通知とすべての通知の違いって?

個人設定画面で設定するメールでの通知方法に2種類あります。

 A.自分宛ての通知のみメールで受信
 B.すべての通知をメールで受信

たとえば、営業部用・総務部用・開発部用と部署毎にスペースを区切って各部署の連絡はスペースの本文を利用してやり取りすることがあります。
メンション機能を利用して@ユーザー名を指定すれば、指定されたユーザーには通知が送信されます。

Aの設定は自分が宛先に指定された場合に書き込みの通知がメールで受信できます。Bの設定は宛先に自分が指定されていない場合でも書き込みの通知がメールで受信できます。

スペース本文の書き込みに対して課長以上は全て書き込みのチェックが必要な場合、課長以上はBの設定を選択すれば本文に書き込みがあった場合にメールで通知がくるのでチェック漏れが無くなります。

逆に自分と関係ない通知がメールで受信されるという場合は、個人設定でのメールの受信方法がBの「すべての通知をメールで受信」になっているかもしれませんので、個人設定を見直してみて下さい。

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